Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

лист про серйозну проблему, яка щойно виникла, день народження вашої тітоньки Марти на цьому тижні, можлива зміна стратегії у вашій компанії і нова пательня, яку ви бажаєте купити, — все вирішується швидко, без перепон і у відповідному контексті, при цьому нічого не залишається у вашій голові, крім наявного в конкретний момент.

Висновки

Сподіваюся, ця книга стала корисною — і ви почали пожинати плоди від того, що виконуєте більше роботи водночас з меншими зусиллями та меншим стресом. І я справді сподіваюся, що ви спробували на смак свободу «розуму, як чиста вода» і вивільнення вашої творчої енергії, яке є результатом застосування цих методів. Ті, хто почав використовувати методи GTD, завжди виявляють, що в них приховано більше, ніж можна побачити на перший погляд, і, можливо, ви вже відчували це.

Б’юся об заклад, що Система упорядкування справ підтвердила багато з того, що ви вже знаєте і певною мірою здійснюєте у вашому особистому та професійному житті. Хоча, можливо, ця книга значно полегшить вам систематичне застосування здорового глузду в світі, який дедалі більше бентежить нас своєю яскравістю, складністю і непередбачуваністю.

Моїм наміром не є доповнення розмаїття сучасних теорій і моделей успіху. Навпаки, я намагався визначити головні методи, які не змінюються з мінливістю моди, а завжди працюють, якщо, звісно, їх застосовувати. Як у випадку із силою тяжіння — коли ви зрозуміли основний принцип, ви можете діяти значно ефективніше. Можливо, це якісно новий перехід до основ!

Система упорядкування справ — це дорожня карта на шляху до позитивного, спокійного зосередження, яке характеризує ваш найпродуктивніший стан. Я запрошую вас використати її і як інструмент-орієнтир повернення до цієї карти у будь-який потрібний момент.

Ось деякі прикінцеві підказки для руху вперед:

• Налагодьте ваше особисте організаційне обладнання.

• Організуйте своє робоче місце.

• Упорядкуйте вхідну інформацію.

• Створіть здійсненну та легкодоступну особисту довідкову систему — для роботи та дому.

• Придбайте гарний органайзер для управління списками — такий, щоб вам хотілося з ним гратися.

• Дозвольте собі вносити будь-які зміни для поліпшення вашого робочого середовища; вішайте картини, купуйте ручки, папки і прикрашайте ваше робоче місце; підтримайте свій новий почин.

• Забудьте про часи, коли ви енергійно працювали над однією сферою у вашому офісі, а відтак — над кожною частиною вашого дому; збирайте все до вашої системи і працюйте в межах методики GTD.

• Діліться всім цінним, про що дізналися з цієї книги, з іншими людьми (це найшвидший спосіб навчитися).

• Переглядайте Систему упорядкування справ кожні три-шість місяців; ви помітите речі, які могли пропустити під час першого читання, і я гарантую — книга вам здаватиметься цілковито новою.

• Підтримуйте зв’язок із людьми, які транслюють і втілюють ці звички та стандарти.

Хай щастить вам!

Додаток

Словник термінів GTD

GTD — абревіатура «Getting Things Done»; скорочення для згадування цієї методології.

Актуальний — описує те, щодо чого хтось має намір виконати певну дію.

Вертикальний фокус — дослідження та створення множинних рівнів сенсу в межах конкретної сфери (наприклад, планування проекту від сформульованої мети шляхом наступних дій).

Виношувати — залишити щось у системі поки без зобов’язань виконувати певні дії, щоб згодом визначитись із ним. Нагадування зазвичай утримуються у списках «Колись/можливо», «файлах-штурханцях» чи календарних пунктах, які будуть запущені пізніше.

Випадковий час — випадкові та зазвичай невеликі «вікна» вільного часу, які спонтанно виникають упродовж дня. У такі моменти часто можна залишатися продуктивним, використовуючи нагадування та матеріал, який годиться для роботи в конкретних умовах.

Відкритий виробничий цикл — будь-яка незавершена справа, що, в разі неправильного керування, послідовно та неефективно заполонює свідомість.

Вхідне — кошик (фізичний чи цифровий) для вхідної інформації, яку слід опрацювати.

Горизонтальний фокус — керування діями на окремому рівні (тобто перегляд усіх наявних проектів, особистих чи організаційних).

Горизонти уваги — окремі рівні зобов’язань, які ми укладаємо, та ідей, які маємо, — особисто та/або у масштабі організації:

Базовий рівень: наступні дії — справи, які виконуємо на фізичному, видимому рівні діяльності, — наприклад, електронна пошта, телефонні дзвінки, розмови, відрядження та зустрічі.

Горизонт 1: проекти — те, що ми зобов’язуємося завершити протягом найближчого року і що потребує більше одного конкретного дієвого кроку. Охоплює короткочасні результати — такі, як «Полагодити стоп-сигнал», — і проекти з ширшими цілями, наприклад «Реорганізувати західний регіон». Найважливіший елемент щотижневого перегляду.

Горизонт 2: ділянки уваги та відповідальності — частини нашого життя і роботи, які нам треба підтримувати для забезпечення стабільності — нашої і наших підприємств (наприклад, охорона здоров’я, фінанси, обслуговування споживачів, стратегічне планування, родина, кар’єра).

Горизонт 3: цілі та завдання — досягнення середньо- або довгочасних результатів (зазвичай у межах від трьох до двадцяти п’яти місяців); наприклад: «Завершити придбання компанії Acme Consulting», «Запровадити прибуткову онлайн-версію нашого тренінг-курсу з лідерства», «Остаточно опрацювати плани Марії щодо коледжу».

Горизонт 4: бачення — довгочасні бажані результати; уявні сценарії великого успіху (наприклад, «Опублікувати мої мемуари», «Створити публічну акціонерну компанію», «Купити дачу в Провансі»).

Горизонт 5: мета, принципи — загальні наміри, сенс буття й головні цінності особи чи підприємства (наприклад, «Сприяти зростанню нашої громади у способи, які стабільно забезпечуватимуть найбільше благо для найбільшої кількості громадян»).

Допоміжні матеріали для дії — категорія фізичних чи цифрових матеріалів, які стосуються наступних дій; призначені радше для виконання цих дій, аніж для нагадування про них.

Екосистема продуктивності — вся потенційно значуща інформація, стосунки та вхідні дані, які можуть задіяти чиюсь увагу та спрямовувати її.

Завал — нагромадження невпорядкованих справ у свідомості й фізичному оточенні.

Збирати — групувати предмети та ідеї, щодо яких треба виконати певне завдання, дію чи ухвалити рішення. Див. також: фіксувати.

З’ясовувати — точно визначати важливість того, що постало чи прибуло до вашого оточення з фази фіксування (тобто «Чи є щось, що мені треба з цим зробити, і якщо є — то що? Чи це довідковий матеріал? Чи це сміття? Чи це слід зберегти для пізнішого перегляду?»). Див. також: опрацьовувати.

Інтегрована система керування життям — поєднання інструментів, структур, вмісту та практик, які використовуються для підтримки відповідного заняття; робочий процес, організація та перегляд, що охоплюють усі аспекти роботи й життя, забезпечуючи цілісний та актуальний набір зобов’язань, нагадувань та інформації для найкращого контролю і зосередження будь-де і в будь-який час.

Категорії — групи подібних за змістом предметів, зазвичай оформлених у вигляді списку в папці чи файлі або на окремому фізичному