Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Колись/можливо — загальна категорія, використовувана для організації проектів і дій, яку треба пізніше переглядати лише стосовно потенційної дії.

Контекст — фізичне або психологічне оточення, в межах якого нагадування та інформація найефективніше сортовані для доступу (наприклад, коли хтось перебуває вдома, на нараді, у відрядженні, за комп’ютером, у креативному процесі, біля телефона, під час розмови з партнером тощо).

Контроль — один із двох ключових елементів персонального та організаційного менеджменту (разом із перспективою); використовується радше на позначення ситуації, коли щось є стабільним і «під контролем», аніж для назви спроби керування (наприклад, контроль над ситуацією з машиною, зустріччю, чи кухня під контролем).

Контрольний список — будь-який список, використовуваний для нагадування або оцінювання диспозитивних кроків, процедур та/або складових діяльності (наприклад, дорожній список; послідовність резервного копіювання комп’ютерних даних; завдання для дітей з підготовки до школи).

Мата — будь-який інструмент для орієнтації на відповідну увагу й напрямок (наприклад, календар, списки дій і проектів, порядок денний для зустрічей, стратегічні плани, описи фронту робіт, контрольний список для подорожі, контрольний список для щотижневого перегляду). Див. також: перегляд.

Модель природного планування — інстинктивний п’ятиступеневий процес мислення.

Належне заняття — відчуття задоволення, коли стан певної справи перестає відвертати увагу.

Наступна дія — фізична, видима діяльність, яка наближає щось до завершення; достатньо конкретна, тож ви зазвичай знаєте, де вона відбувається і за допомогою яких інструментів (якщо вони потрібні); це позначають словами «щось зробити».

Опрацьовувати — вирішувати, що точно означає зафіксований або зібраний фрагмент інформації, визначати природу будь-якого з його похідних і те, що ви збираєтеся чинити з його результатами. Див. також: з’ясовувати.

Організований — коли щось відповідає тому, що воно для нас означає.

Організувати — фізично, візуально або в цифровій формі розсортувати подібні за значенням предмети на окремі категорії та місця (наприклад, перелік тих, кому треба зателефонувати; поличка для книжок, які варто прочитати; список проектів, які слід завершити).

Орієнтаційні мати — звичайні списки довідкових документів, які сприяють правильній роботі за певних обставин (наприклад, порядок денний для зустрічі, календарі, контрольні списки, переліки дій і проектів).

Осмислювати — оцінювати зміст будь-якого горизонту чи категорії питань із ширшої перспективи. Див. також: переглядати.

Очікування — категорія очікуваних речей, відкладених до розв’язання з інших джерел.

Переглядати — аналізувати відповідні мапи послідовно чи за потребою для з’ясування та зосередження. Див. також: осмислювати; мата.

Передбачувана робота — заздалегідь визначені дії та проекти, відображені в наборі списків і нагадувань, доступні для перегляду та оцінки з метою уникнення незапланованих і неочікуваних варіантів.

Перспектива — один із двох ключових елементів персонального та організаційного менеджменту (разом із контролем); стосується точки зору, уваги, висоти бачення.

Підтримка проекту — будь-які допоміжні матеріали та інформація, пов’язані з конкретним проектом; можуть містити проектні плани та будь-який потенційно придатний довідковий матеріал; найкраще організовувати за проектами, темами чи питаннями.

Потрійна природа роботи — категорії того, що ми виконуємо протягом дня: 1) завдання, які визначено заздалегідь (передбачувані дії); 2) незапланована діяльність; 3) визначення обсягу роботи (опрацювання вхідних даних).

Продуктивний досвід — стан відчуття контролю, спокою, зосередженості, повноцінної зайнятості й повного залучення у справи; найліпший стан для продуктивності й набуття досвіду.

Проект — будь-який багатокроковий результат, якого можна досягти протягом одного року. Будь-яке зобов’язання в межах цього терміну слід переглядати щонайменше раз на тиждень. Див. також: горизонти уваги: горизонт 1.

Результат — остаточний результат на будь-якому рівні; зазвичай вживається як «бажаний результат», ураховуючи особливість успішного завершення.

Робота — будь-що незавершене, що людина зобов’язана виконати.

Робочий процес — послідовність дій, за якою отримуємо вхідні дані та зобов’язання від початку до їх завершення.

Система упорядкування справ — зазвичай стосується методології, описаної в цій книзі, як у вислові «Марія лише починала застосовувати Систему упорядкування справ».

«Всяка всячина» — будь-що, що виникло у нашому фізичному чи психологічному оточенні та є рішенням або реакцією, але все ще не визначене чи не організоване.

Тотальна життєва екосистема — вміст у межах нашого світовідчуття; світ у тому вигляді, в якому ми його сприймаємо, ситуативне усвідомлення та корелятивна поведінка, які можуть бути більш чи менш ефективними за шкалою — від фізичного виживання до повної духовної присутності.

«Файл-штурханець» — фізичний або цифровий організаційний інструмент, що забезпечує прив’язане до дати нагадування, яке слід оцінювати тільки на або після конкретної дати в майбутньому (наприклад, «вічна папка», «переносний файл», «календарний файл» чи «файл очікування»).

Фіксувати — збирати (й інколи створювати) справи та ідеї, які ідентифікуються як потенційно значущі, привертають увагу чи становлять інтерес для можливого вирішення чи якихось дій. Див. також: збирати.

Шлях оволодіння GTD — навчання, вдосконалення й адаптація керування життям та роботою; розвиток і використання цілком інтегрованої системи, динамічно спрямованої на забезпечення найліпшої орієнтації за будь-яких обставин упродовж нашого життя.

Щотижневий перегляд — найкраща з рекомендованих практик для перегрупування на робочому рівні раз на тиждень, «встановлення тилової варти» шляхом забезпечення чистоти, актуальності та креативності для підтримання щотижневого контролю і зосередження.

Подяки

По всьому світу протягом останніх десятиліть так багато наставників, партнерів, колег, персоналу, клієнтів, друзів і просто тих, хто сприйняв методику «Як упорядкувати справи», посприяли моєму розумінню та розвитку цих принципів, що виокремлювати когось, щоби подякувати тут, водночас і необхідно, і нечесно. Тож я дякую і перепрошую багатьох неназваних, але не менш заслужених (і ви знаєте, про кого йдеться!).

На початку 1980-х Дін Ачесон і Расселл Бішоп забезпечили мене початковим каркасом, на якому зародилося усвідомлення потужної методики, що згодом стала відомою у світі як GTD (Getting Things Done, або Як упорядкувати справи). Серед усіх численних партнерів і колег, які внесли свою частку зусиль у цю роботу та її поширення впродовж років, я висловлюю особливу подяку Меріан Бейтмен, Мег Едвардс, Ані Марії Гонзалез, Енні Дженнетт, Леслі Бойєр, Келлі Форрістер, Джону Форрістеру, Вейн Пеппер, Френку Сопперу, Меггі Вейс і Майку Вілльямсу.

Більше значення має не те, що у нас є в житті, а хто є в нашому житті.

— Дж. М. Лоуренс

На додачу тисячі клієнтів і учасників майстер-класів допомогли підтвердити і налаштувати ці моделі. Окрема подяка старшим стратегам з добору персоналу, хто на початку цієї роботи визнав значущість матеріалу для внесення необхідних змін у корпоративну культуру і хто дав мені можливість здійснити це — особливо: Майклу Вінстону, Бену Кеннону, Кевіну Вайлду, Сьюзан Валасковіч, Патрісії Карліл, Менні Бергер, Керолі Ендікотт, Кларі Штучінскі та Елліотту