Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

25

Технології програмування і в подальшому розвиватимуть автоматизацію робочого процесу, зокрема системи керування інформацією про клієнтів та інші додатки, створені для нагадувань про дії і події. Теоретично це має зменшити потребу в індивідуальному відстежуванні таких пунктів. На практиці кожна людина виконує ту роботу, за яку вона відповідає, створену програмним обладнанням, керуючи нею в межах своєї холістичної системи. До того ж змінні величини в наших заняттях і діяльності настільки чутливі та швидкоплинні, що навіть найскладнішим технологіям у досяжному майбутньому не можна цілком довіряти таке деталізоване керування.

26

Як любитель попоїсти, я відстежував кожен ресторан у світі, де я можу бути постійним клієнтом (з досвіду чи за рекомендаціями). Тут я послуговувався комп’ютерною програмою, яка дає мені змогу, скажімо, проглянути «Місцеве-Лондон-Ресторани» і побачити мій список. Лише одна ця тема — ресторани, які я бажаю відвідати, — населяє сотні папок і підпапок у моєму комп’ютері.

27

Якщо ви користуєтесь календарем, доступним групі осіб, вам вочевидь треба відокремлювати один від одного різновиди нагадувань. Цифрові календарі зазвичай мають функції «приватної» категоризації, їх можна використовувати для записів, які ви хотіли би приховати від сторонніх очей.

28

Її також називають «Призупинене», «Перенесене», «Безтермінове» або «Календарний контроль».

29

Переконливу демонстрацію цієї функції та її цінності (і наслідків нехтування нею!) знаходимо в книзі Атула Ґаванде «Чек-ліст. Як уникнути безглуздих помилок, які спричинюють фатальні наслідки» (The Checklist Manifesto: How to Get Things Right) (Metropolitan Books, 2009).

30

Це особливо актуально, якщо інші люди мають повноваження додавати заходи до вашого календаря. Ви неприємно здивуєтеся, коли щойно побачите наради, які записані туди кимось іншим!

31

Тут, мабуть, дефект чи то видавництва, чи то друкарні. На сторінці 256 текст відсутній, є тільки одна фраза. (прим. оцифровувача).

32

Існує безліч способів усе кинути. Ви можете ігнорувати фізичний світ і його реальність та вірити у Всесвіт. Я так колись чинив, цілком по-своєму, і то був переконливий досвід. І такий, якого я би більше не бажав. Я спробував перевірити мої практичні зв’язки, хоча не вирішив покінчити зі своїм минулим життям (але то був дзвіночок!). Мені довелося багато дізнатися про співпрацю зі світом, в який я вирішив вжитися. Але довіритися внутрішній свідомості, її здібностям та мудрості щодо світів, у яких ви живете, — це вищий рівень. Довіряти собі та джерелу вашої мудрості — найкраща версія відчуття свободи та вияву персональної продуктивності.

33

В ідеальному світі ви могли би бачити всі ваші нагадування про наступні дії у будь-який бажаний для вас спосіб: час, розумові зусилля, місце чи засоби; емоційна віддача; сегмент життя; підтримувані цілі та проекти. Питання ось у чому: коли стає забагато структур, щоб вони не втратили потенційної цінності? Якщо вам треба думати і напружено працювати, аби ввести пункти до вашої системи, ви цього не зробите. Цифрові додатки для керування списками та категоріями надають нам дедалі більше можливостей розподіляти й перетасовувати нашу інформацію багатьма новими шляхами, але завжди слід оцінювати, чи варта того енергія, витрачена на використання системи «в запалі битви». (Ви, можливо, створили цей функціонал з контекстного сортування тоді, коли з’явилися перші комп’ютерні програми для таблиць, шляхом структурування стовпчиків і побудови сортувального макросу. Але чи треба мені проходити все це лише для того, щоб додати до мого списку нагадування «Зателефонувати братові»?)

34

Але, повірте, є велика різниця між тим, щоб чинити щось, що не потребує багато зусиль, оскільки це найпродуктивніша дія в певний момент, і тим, щоб виконати це замість складнішого завдання, з яким треба впоратися!

35

Це, вочевидь, одна з причин, чому хтось може опиратися прийняттю і втіленню цієї методології вирішення справ. Деяким із цих пунктів високих рівнів, які можуть потім вийти на поверхню, було б надто неприємно протистояти. Перебування в стані зайнятості та перевантаження може бути, хоч як це дивно, принаймні тимчасово ефективним способом збереження комфорту.

36

Величезна користь від камери у смартфоні — те, що нею можна зафіксувати ідеї з дошки та блокнота на підставці, щоб їх можна було витерти для продовження мозкового штурму, а результати надіслати учасникам для користування на їхній розсуд.

37

Уявіть, що папір щойно винайшли? Ура! Щось, що уможливлює створення візуальної мапи вашої цифрової інформації, якою ви можете оперувати і вводити у фізичне та візуальне спілкування? І щось, що може зафіксувати та підштовхнути креативне мислення без батарейок та електрики.

38

Донедавна у світі самодопомоги була популярною ідея про те, що зосередження на ваших цінностях спростить ваше життя. Я б висловив зворотне твердження: величезна кількість справ, які люди мають виконувати, випливає з їхніх цінностей. Цінності є дуже важливими елементами для формування значення, напрямку дій та ухвалення рішень. Але не обманюйте себе — що більше ви на них зосереджуєтеся, то більше справ братимете під свою відповідальність і до свого виконання. Ваші цінності полегшують ваш вибір, але не думайте, що вони спростять самі справи.

39

Я волів би, але не наважуюся, використовувати в цьому випадку термін уміння. У всіх нас уже є здатність ухвалювати рішення про наступну дію. Ми робимо це тисячі разів на день, але здебільшого несвідомо. Проте ухвалення такого рішення до того, як нам доводиться його ухвалювати щодо справ, які зобов’язані просувати, є потужною та вишуканою формою когнітивної поведінки, якій можна навчитися, яку можна практикувати й засвоювати. Це головний елемент «розумово-робочої атлетики». І більшість людей не практикує це за описаним зразком, навіть щодо найважливіших речей у їхньому житті.

40

Один із найбільших спадів продуктивності, які я бачив у деяких організаціях, — це невизначеність наступних дій щодо тривалих проектів. Тривалий не означає «той, що належить до категорії „Колись/можливо“». Ці проекти з віддаленими цільовими горизонтами треба виконувати якомога швидше; «тривалий» просто означає «той, який передбачає більшу кількість дієвих кроків до завершення», а не «немає потреби визначатися з наступною дією, бо день розрахунку ще так далеко». Коли кожен проект