Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Відомий консультант і тренер з управлінських питань Девід Аллен у своїй книзі знайомить з простими методиками, спрямованими на підвищення ефективності, розповідає, як розробити правильний підхід до організації власного життя. Автор стверджує, що наша продуктивність залежить від уміння розслаблятися. Свідомість має бути ясною, а думки — упорядкованими. Із книги ви дізнаєтеся, як відокремлювати важливі справи від другорядних, як правильно визначати пріоритети, як планувати, як підвищити власну організованість, як заощаджувати час.
Книга розрахована на широку читацьку аудиторію, але насамперед зацікавить тих читачів, які потерпають від надмірного навантаження на роботі.

Девід Аллен

Як упорядкувати справи

Мистецтво продуктивності без стресу

Присвячую Кетрін,

моїй надзвичайній партнерці

в житті та роботі

Передмова

Книжкові каталоги переповнені переліками книг, що пропонують поради з оптимізації ваших робочих звичок, поліпшення здоров’я, продуктивності та досягнення успіху в житті загалом.

Дещо з того, про що вони розповідають, не позбавлене здорового глузду. Частина з цього всього — просто нісенітниця. Більшість варта того, щоби раз прочитати і забути вже за кілька годин або днів після того, як ви перегорнули останню сторінку книжки.

Ця книжка інша. Від першого виходу з друку вона постійно продавалася великими накладами, а аудиторія програм і філософії Девіда Аллена зростала кількісно та географічно. Це книжка, яку я уважно прочитав, коли вийшла оригінальна версія, до якої я повертався щороку чи щодва і появі якої у відредагованій і доповненій версії, що ви тримаєте наразі в руках, я дуже зрадів.

Що ж вирізняє «Як упорядкувати справи»? У порядку зростання важливості я перелічу ці три якості, кожна з яких оприявниться в найближчому розділі.

Перша — це практичність, маю на увазі модульний і доброзичливий підхід. Багато технік самовдосконалення працюють за передумовами «все або нічого», «від завтра все має змінитися». Якщо ви хочете позбутися 18 кг зайвої ваги, навести лад у родині чи здійснити кар’єру вашої мрії, ви маєте внести радикальні зміни в кожний аспект вашого життя.

Іноді люди справді вдаються до таких різких змін: у програмах тверезості, зобов’язуючи себе до нових дієт і вправ через серйозні загрози здоров’ю, або навіть ідуть у монастир після життя у світі бізнесу. Але у тривалій перспективі більшості людей краще годяться підходи, які вибачають помилки і є покроковими. У такий спосіб, якщо ви забудете частину методу чи пригальмуєтесь у його виконанні, вам не потрібно полишати решту спроб.

Завдання, які ставить Девід Аллен перед читачами, є, власне, грандіознішими, ніж ті, що пропонує решта книжок. Його мета — допомогти людям усунути стрес і турботи щодо роботи та особистого життя таким чином, щоб кожен момент їхнього існування збігався з намірами, які для них є найважливішими. Величезною перевагою його системи є її модульність, за кількома винятками — наприклад, він розсудливо наполягає виробити звичку «збирання», щоб ви беззаперечно записували або якимось іншим чином фіксували кожну обіцянку або зобов’язання, на яке погоджуєтеся, аніж мордувати себе запам’ятовуванням усього цього, і наполягає завести одне надійне місце, де б ви зберігали такі дані. Ця книжка наповнена порадами, які працюють краще, якщо застосовувати їх разом, але водночас матимете користь, навіть якщо будете виконувати окремі з них.

Наприклад: якщо ви не пройшли повністю всю систему GTD Девіда Аллена, ви все одно оціните його правило двох хвилин, яке радить виконувати зобов’язання одразу, не відкладаючи їх на потім (Ч. III, розд. 6). Він наголошує також, що треба покладатися на «зовнішній мозок» — тобто інструменти, які виконують поточне класифікування чи запам’ятовування за нас, від простих тек для зберігання квитанцій до чітко визначених місць, куди ви завжди кластимете ключі, окуляри чи інші речі, які не хочете щоразу розшукувати.

Це порада від людини, котра чітко розуміє, що всі ми зайняті й здатні помилятися. Аллен пропонує нам допоміжні підказки, а не додає ще декілька причин, аби ми почувалися винними чи неадекватними. Цю книжку написано також із розумінням того, що життя циклічне. Справи йдуть добре, а згодом погіршуються. У деякі моменти ми відстаємо, в інші — надолужуємо згаяне або хоча б намагаємося це зробити. Коли трапляються випадки, а це може статися з будь-ким, у яких ми приголомшені, розгублені чи збентежені, чи неспроможні впоратися з ситуацією, книжка пропонує доступні щоденні кроки для повернення собі спокійного відчуття контролю.

Друга якість книжки — це її безмежна здатність до адаптації. Спливли вже десятиліття відтоді, як Девід Аллен уперше почав розмірковувати над своїм підходом до роботи та життя, а деякі практичні аспекти особистої організації лишаються незмінними. Навіть якщо ми максимально розсунемо межі неспання, у добі все одно є чітко визначена кількість годин. Ми можемо підтримувати серйозні стосунки лише з певною кількістю людей, можемо виконувати одночасно тільки певну кількість завдань. Проте інші аспекти праці змінилися кардинально. Коли перше видання книжки побачило світ, електронна пошта була радше новою захопливою технологією, аніж джерелом роботи, яка може зумовити безмежне відчуття провини і яку все одно потрібно виконувати. Одним з перших технологічних проектів Девіда Аллена була програма «Той, хто діє» («Actioneer»), система управлінських завдань для колишніх кишенькових комп’ютерів PalmPilot. Сьогодні компанії The Palm Company і її колись революційного Pilot уже немає. На їхнє місце прийшли смартфони iPhone і Android, за ними напевне з’являться неймовірні інші гаджети.

У цьому новому виданні книжки, як і в попередньому, Девід Аллен виступає вповні обізнаним із сучасними технологіями. На відміну від інших праць з питань менеджменту, які тісно пов’язані з апаратним і програмним забезпеченням своєї доби, «Як упорядкувати справи» посилається на специфічні зовнішні системи, але не залежить від жодної з них. Девід Аллен оновив поради, висловлені в цій книжці, щоб відобразити зміни в сьогоденних технологіях, а також розповісти (із захопливими подробицями) про сучасні відкриття науки щодо мозку. Його погляди завжди пов’язані з нестаріючими принципами того, як люди керують увагою, емоціями та творчими здібностями. І якщо цю книжку читатимуть через десятиліття чи навіть понад те, а я гадаю, так і буде, люди нової доби зможуть пропустити згадки про неминуче застарілі технології, щоб розпізнати злободенне та правдиве розуміння людської природи.

Третьою є якість книжки, яку я вподобав безпосередньо, оскільки знаю Девіда Аллена та його дружину Кетрін як друзів, і яку, на мою думку, інші люди осягають інтуїтивно з праць Девіда, навіть ніколи не зустрічаючись з ним особисто. Це цілісність і достовірність у рекомендаціях автора, зв’язок між людиною і меседжем, який вона прагне донести.

Коли я готував портфоліо Девіда Аллена для The Atlantic у 2004 році, то дізнався, що в його житті було багато різних занять і щаблів до успіху. Він був актором-школярем, чемпіоном з дебатів, професіоналом і вчителем з карате, офіціантом і водієм таксі, менеджером агенції садово-господарських послуг — і це все досвід, надбаний до десятиліть його успіху як консультанта і порадника