Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

6

«Інтелектуальна праця» може видатися незнайомим концептом для багатьох у цьому столітті лише тому, що більшу частину нашого життя поглинають нефізичні та неочевидні справи, які необхідно вирішити, а це потребує постійного міркування і вибору. Більшість з нас так працює весь час (риба помічає воду в останню чергу). Але сам по собі мисленнєвий процес не усвідомлюється більшістю з нас. Інтелектуальна праця видається нам особливістю роботи офісних працівників. У минулому столітті вона була у первісному стані, але нині нею зайнятий кожен, хто вийшов із банального режиму виживання. Батьки, котрі колись задумувалися, який гурток обрати для дитини чи який цифровий пристрій їй дати, вже належать до категорії інтелектуальних працівників.

7

На підтвердження цього див. про дослідження Баумейстера у розд. 14.

8

Не всього, якщо бути точним. Більшість часу мій мозок просто спостерігає, помічає і думає про речі, ретельно обмірковуючи їх. Я не записую тисячі думок, які з’являються щодня. Майже всі з них повноцінні самі по собі. Вони залишають незакриті питання у моїй свідомості — ресторан, про який я прочитав і, можливо, забажаю відвідати, думка стосовно нового змісту цієї книги, щось, що волів би зробити для дружини, питання до мого бухгалтера, необхідне придбання в крамниці інструментів тощо.

9

Чудова книга, що розкриває цю тему (і багато інших), «Willpower: Redisco-veringthe Greatest Human Strength», написана Роєм Баумейстером і Джоном Тірні (Penguin, 2011).

10

Якщо б ішлося про святкування вагомої події у житті вашого найкращого друга, складнощі та деталі, що накопичувалися в голові, вилилися б принаймні на зворотний бік конверта!

11

Ви можете також планувати проекти, які не потребують дій, і тоді вам не знадобляться першочергові кроки — наприклад, розробка дизайну будинку вашої мрії. Відсутність першочергових дій переводить проект у категорію «Колись/можливо», і це також добре.

12

У деяких країнах буває важко знайти прості й недорогі папки для цієї елементарної, але не менш важливої системи зберігання довідок, яку я обстоюю. Можливо, щоб натрапити на щось придатне для роботи, доведеться імпровізувати.

13

Від часу виходу першого видання книги з’явилося багато програмного забезпечення, в основі якого лежить базова методологія GTD. Здебільшого це прості цифрові мобільні програми зі списками справ і завдань, які можуть оновлюватися, де є опції для налагодження зв’язків з іншими програмами, побудови графіків тощо.

14

Чудовим часом для цього може бути день перед Різдвом чи будь-який інший передсвятковий день, що припадає на робочий. Більшість людей вже подумки святкують, тож це гарна нагода зайнятися справою і повеселитися.

15

Якщо раніше ви вже вдавалися до певної версії методології GTD і складали списки першочергових дій і проектів, але їхній зміст не актуальний і не вповні відповідає дійсності, краще роздрукувати ці переліки, покласти до лотка зі вхідною інформацією, як нове надходження, і почати працювати над ними по-новому. Неможливо братися до нової версії системи, маючи застарілу інформацію.

16

Нав’язливе невротичне накопичення речей є абсолютно іншим питанням і лежить поза межами даної методології та моєї компетенції.

17

Багато людей (і навіть ті, хто користується здебільшого ґаджетами), спробувавши записувати думки по одній на окремих аркушах, зробили це частиною процесу персонального управління. Чудово віддавати належне своїм потенційно важливим думкам!

18

Одна з ваших додаткових скриньок вхідних повідомлень є ідеальною для цього. Тимчасово використовуйте її під час початкового опрацювання, щоб зібрати речі, організацію яких ви відкладете на певний час. Згодом можете скористатися нею для зберігання документів, роботу над якими відтерміновано, і фізичних нагадувань про подальші дії.

19

Один з вишуканих моментів у технології персональної продуктивності (певного мірою зумовлений її популярністю завдяки доведенню справ до результату) — це розвиток локалізованих нагадувань. Ваш мобільний пристрій зафіксує (з даних вашого GPS), що ви перебуваєте в крамниці електроніки, або ж удома, або в місті, і дасть вам сигнал виконати дії, прив’язані до цього фізичного місця. Загалом це має сенс, але на практиці, за всіх залучених до процесу змінних та при тому, що бажано мати загальне уявлення про всі наші засоби дії з різних кутів зору, це корисно тільки як гарний варіант додавання жорстко керованого списку — частини всуціль перевіреної та інтегрованої системи. Визнання цього припущення допоможе тримати голову ясного й усвідомлювати: те, що ви хочете бачити, все ще занадто оптимістичне стосовно цієї технології та її використання.

20

Я вживаю термін «Порядок денний» у значенні, прийнятому в Сполучених Штатах, — пункти, які треба опрацювати з кимось по телефону або на зустрічі (на відміну від термінів «календар», «розклад» чи «щоденник», що побутують в інших культурах).

21

Цифрові програми для списків (як і низькотехнологічні папери в окремих папках) мають тут перевагу, бо вони уможливлюють легко переводити пункт з однієї категорії до іншої, відповідно до зміни дії, без потреби щось переписувати чи переосмислювати.

22

Однак такий підхід може бути небезпечним, якщо ви не триматимете ці «Рахунки до сплати» або «Опрацювання квитанцій» перед очима так часто, як це необхідно. «Упорядкувати» їх недостатньо для того, щоб позбутися цього клопоту, — ви маєте розуміти, що ви їх відповідно переглянете і опрацюєте.

23

Якщо у вас такий стиль життя, що зрідка маєте неопрацьованих електронних листів за один раз більше одного екрана завдовжки, просто утримувати їх там як нагадування про вашу поточну роботу, можливо, цілком достатньо. Щойно їхній обсяг розшириться настільки, що ви не в змозі побачити на моніторі все за один раз, краще почати їх організовувати поза папкою вхідних.

24

Пишучи це, я саме переїжджаю із Каліфорнії до Європи. Протягом багатьох місяців я розглядав один проект у моєму списку «Проекти»: «Переїзд до Амстердама». На минулому тижні, коли всі справи пришвидшились і стали нагальними на всіх фронтах, я розділив цей проект на п’ятнадцять. Усі з них мені треба щотижня контролювати — від підпроекту «Відкрити банківські рахунки в Нідерландах» до «Закрити угоду щодо зберігання