Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

І як я, сподіваюся, пояснив у цій книзі, можливість приділяти увагу найтоншим і найвищим рівням вашого життя і роботи великою мірою залежить від вашої здатності відкласти незмінно необхідні робочі та світські аспекти, які без відповідної реакції на них можуть легко відволікти вас і вичерпати творчу снагу.

Я аплодую людям, які можуть належним чином розподілити свій час і свідомість, щоби писати сценарій кінофільму, придумувати декларацію концепції неурядової організації чи створити чудовий вірш для своєї шлюбної присяги, маючи купу непрочитаних електронних листів, зламаний комп’ютер, податки, які слід сплатити, претензії майбутньої тещі щодо програми весілля і потребу продовжити кредитну лінію в банку, — і вся ця навала тисне на психіку. Я знаю, що якби всі ці питання були вирішені відповідним опрацюванням у системі GTD, простір і натхнення для творчої діяльності незмірно збільшилися б. Негативний вплив когнітивного навантаження таких відкритих виробничих циклів на увагу та продуктивність сьогодні вже задокументовано. Багато людей присягаються, що можуть залишити роботу на роботі та спрямувати всю увагу на творчий пошук, який їх цікавить, але з мого досвіду знаю: вони так вважають, оскільки не мають прикладу того, чим було б їхнє життя без такого тиску.

Відсутність всеохопної тривоги щодо подробиць вашого щоденного життя також значно полегшує концентрацію уваги в тому напрямку і на таких якостях досвіду, які справді важливі. Як я вказував у розд. 2, горішні горизонти уваги — цілі, бачення, мета й принципи — є вирішальними критеріями для ваших пріоритетів. Але більшість людей знаходять можливість зосередитись і виконати справи ефективно: в найкращому разі — непомітно, а в найгіршому — ніяк (і внаслідок цього — з почуттям провини!). Розум, який не відволікається, не дозволить вам продумати сценарії шаленого успіху за п’ять років — вам усе одно доведеться свідомо спрямувати вашу увагу на ці справи — але він безмежно полегшить здатність вершити їх продуктивно.

Врівноваження вашого «зовнішнього розуму»

Коли ви постійно працюватимете на цьому рівні майстерності, творчий поштовх ваших практик GTD перейде від застосування найефективнішого способу вирішення нових справ і задоволення природних вимог вашого щоденного світу до найкращого користування перевагами самостійно створених контекстів і пускових механізмів ідей, перспектив і дій, які не відбуваються за звичайних обставин.

Як було б чудово, якби не треба було надто напружено думати про те, про що необхідно подумати.

Якщо вам, скажімо, треба було почистити й оновити ваш електронний записник, бо ви побачили там потенційно застарілі дані про людей і фірми, ви завжди натрапляли на пункти, з приводу яких казали собі: «Знаєш, а треба знову з нею зв’язатися, враховуючи мої нові робочі обов’язки».

Якщо така прудка думка перетворювалася на щось корисне, то ви спробували принаймні дещицю того, що можна було б використовувати значно більше. Скільки ідей міг би мати кожен з нас, — ідей, які потенційно додали б вартості певному аспекту наших стосунків, роботи й творчого самовираження, — якби ми лише перенесли свою свідому увагу на правильні речі, фіксуючи те, що дає про себе знати!

Ці творчі та продуктивні роздуми автоматично з’являються, наприклад, під час щотижневого перегляду, коли ви зосереджуєте увагу на минулих та майбутніх календарних заходах («О, мені це нагадало!..») та оновлюєте свої списки «Проекти» й «Наступні дії» («А тепер треба...»). Регулярне переналаштування вмісту категорії «Колись/можливо» надає навіть ширший простір («Знаєш, я справді піду на уроки малювання!»). Але скільки ще аспектів вашого досвіду та стосунків можна поліпшити такими самими пусковими механізмами для роздумів? Які інші пункти, якщо їх послідовно переглядати, могли б відкрити цінні ідеї? Доволі важко виробити постійні звички фіксування, але можливості їх удосконалення безмежні.

Це стадія зрілості на шляху оволодіння системою GTD, на якій проста ідея контрольних списків набуває грандіозного значення. Як підтвердили вчені-когнітивісти, наш розум жахливий у згадуванні речей нізвідки, але фантастичний у творчому мисленні про те, що маємо прямо перед собою для оцінки. Якщо розум звільнити від функції запам’ятовування, він стає чудовим механізмом, коли надаєш йому матеріал прямо «перед носом», і тоді не доводиться багато думати про те, що ж треба обміркувати.

Як часто ви воліли б чути нагадування про важливих членів вашої родини? І про що конкретніше треба було б нагадати собі, коли ви думаєте про вашого партнера, сина, сестру? Кого ви вважали б частиною вашого пріоритетного списку в професійних контактах (тобто людей, чий вплив і взаємодія з якими є найважливішими для вас)? Як часто варто переглядати цей список? Які установки та мотиваційні тексти могли б знадобитися вам, щоб відновити давні зв’язки, і через які часові інтервали?

Є вочевидь безліч можливостей, якими може скористатися кожен з нас, щоб додати цінності до нашого світу, звільнити розум від видів роботи, які він не виконує добре, і підтримати те, з чим він працює залюбки. Але це не станеться само собою. Критерієм високого рівня оволодіння GTD є те, що ви розпізнаєте цю динаміку та використовуєте свій інтелект для її врівноваження. Ваш розум має свободу генерувати й розвивати ідеї без примусу, відтак використовувати практику відповідного опрацювання й організації нотаток і думок. Найкмітливіші люди розуміють, що вони лише інколи перебувають «в ударі» і відчувають наснагу. Вони свідомо вбудовують свою діяльність у системи та процеси, щоб користуватися перевагою яскравості, яка часто просто прихована поміж сірістю, необхідною для роботи у складному світі, в якому ми живемо.

Цей шлях оволодіння GTD — засвоєння засад, використання вищої цілісної системи та врівноваження творчої спрямованої уваги — не так жорстко зафіксований у послідовності, як я його виклав. Здебільшого кожен демонструє аспекти й частини всіх цих рівнів у своїх практиках, і я часто зустрічав новачків у певній сфері, які робили деякі надзвичайно прогресивні кроки. Але, з мого досвіду, коли враховувати сутність продуктивності без стресу, то це потребує значного руху вперед, а не коротких перебіжок. Ви насправді не зможете зберігати відчуття щотижневого контролю, якщо ваша електронна пошта не впорядкована. Ви не матимете змоги зосередитися на довгочасному плануванні чи розвитку бачення, якщо не володієте поточною реальністю переліку ваших сімдесяти п’яти проектів.

Ви постійно причетні до всіх цих рівнів, свідомо чи несвідомо, вочевидь чи приховано. Ви маєте заплановані зустрічі, проекти, дії, мету та цінності, і як професіонал з’ясуєте, що ваша робота передбачає власний набір зобов’язань, у межах яких ви повинні працювати. Ваше володіння Системою упорядкування справ просто відображуватиме витончене самовладання, з яким ви займаєтеся ними всіма. Неочікуваний електронний