Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

розуміння поняття проект (будь-який результат, який потребує більше однієї дії і якого необхідно досягти протягом одного року), окреслити їх усі — доволі непросте завдання, навіть якщо вони нескладні («Поставити нові покришки», «Полагодити принтер», «Знайти нову няню» і т. п.). Але справжнім показником зрілості тут буде внесення до списку тонших бажаних результатів, які визначаються як здійсненні події («Прояснити нову роль Френка у команді», «Пошукати можливостей поліпшення оцінок Беттіни з математики», «Вирішити з сусідом питання про межі приватної власності» тощо.) Дороговказом в оволодінні GTD на цій стадії — і в оволодінні мистецтвом життя! — є усвідомлення всього, що привертає увагу людини (турбот, хвилювань, проблем, питань, моментів напруги) і перетворення цих речей на досяжні результати (проекти), які можна здійснити шляхом конкретних наступних дій. Більшість людей опираються усвідомленню питань і своїх можливостей до моменту, коли вони дізнаються, що їх можна вирішити успішно, не розуміючи, що дослідження, розгляд або відкладення чогось за відсутності шляхів розв’язання також може бути прийнятним результатом (проектом). Здатність домовлятися щодо питання межі володінь із сусідом, оцінок вашої доньки з математики чи ролі нового члена команди, — незалежно від того, наскільки непроясненим може бути реальний шлях досягнення результату, — ідентифікуючи внутрішній проект і крокуючи до його здійснення, — ви реалізуєте надзвичайно зрілий рівень персонального менеджменту.

Оцінка та наповнення списку проектів з ваших ділянок уваги

Все, що ми робимо, — це обслуговування певного аспекту ролей і зобов’язань, які беремо на себе, чи сфери інтересів та зобов’язань у нашому житті. Я телефоную братові, просто щоб сказати йому «вітаю», бо для мене словосполучення «родинні стосунки» щось важить. Я купую продукти, бо вважаю важливими «здоров’я та життєздатність». Я формую порядок денний для наради директорів, оскільки мені треба забезпечувати «корпоративний контроль» як частину моєї ролі в компанії.

Завжди, коли люди створюють контрольний список для цього рівня — для сфер професійної та особистої уваги, які можуть ідентифікувати, — вони усвідомлюють, що в нього треба ще додати проекти. Вони також усвідомлюють, що не приділяли достатньої уваги певному аспекту їхньої роботи і/або особистого життя, і тоді отримують мотивацію додати більше збалансованості й цілісності до свого списку проектів.

Цілісна загальна система керування життям

Третій аспект цього рівня оволодіння системою, — те, що вона стане не лише скупченням різних списків, інформації, методів та інструментів, а й цілісним «простором контролю», де всі його компоненти працюють для ефективного реагування на будь-які нові обставини. Ви набудете здатності пристосовувати ваші списки та категорії, а також спосіб їх використання, до змін у вашому світі й досвіді, який зростатиме разом із можливостями.

Це відображення функціонального усвідомлення системи GTD. Ви розумієте сутність і визнаєте цінність різних частин моделі, тому маєте свободу обирати, як їх застосовувати для найкращого обслуговування ваших потреб. Ви могли б запропонувати власний спосіб використання системи GTD з ескізу, за потреби, зі своїми підручними інструментами. Ви керуєтеся принципом створення та прив’язки до необхідних орієнтаційних «мап», щоб досягти зосередження у конкретній ситуації.

Ви не губитесь у тому, як чинити з усіма питаннями, — з візитівкою, яку отримали на бізнес-ланчі, з бешкетною ідеєю, з якою прокинулися цього ранку, щодо проекту, який задумали розпочати, чи з результатами вашого аналізу крові з останнього медичного огляду. Ви можете створити правильну тимчасову позицію для будь-якого різновиду потенційно важливих даних. Ви також можете легко визначити ваші пріоритети на заплановане відрядження; все, що вам знадобиться для наступного вебінару, який ви проводите, у вас під рукою; з мінімальними зусиллями ви підготуєте огляд компанії для вашого банку; і ви можете швидко створити багатий контекст для родинної розмови про плани на наступні два роки. Ви маєте динамічний, придатний до роботи «щиток керування», який обслуговує ваше орієнтування буквально в будь-якому контексті — вдома, в офісі чи в дорозі.

Тиск радше підштовхує до ширшого використання цих практик, аніж до його звуження

Одне з найпоширеніших спостережень, висловлених людьми, які певною мірою почали застосовувати систему GTD, але не зайшли глибоко в неї: вони випали з системи, оскільки в них були інтенсивні робочі відрядження, чи надовго захворіли на грип, чи раптом виникла криза у стосунках із важливим клієнтом, чи їх попросили керувати великим проектом на додаток до їхньої звичайної роботи, і... і так далі.

І один із найпоширеніших висновків, що я чую від людей, які розвинули свій досвід використання методології: застосування Системи упорядкування справ — саме те, що надало їм можливість розв’язати ці різновиди напружених ситуацій зі значно більшою ефективністю і значно меншим стресом.

Отже, помітною ознакою прогресу в оволодінні системою на даному етапі є оцей перехід, коли нагальні питання та можливості викликають до життя практики GTD замість того, щоб змушувати своїх користувачів їх полишити. Коли на роботі виникає нова проблема, ви можете швидко повернути собі контроль, задіявши елементи нашої системи, а не брати все це знову до голови. Ви визначаєте бажані результати, проекти і наступні дії щодо цих обставин так швидко, як можете, а раніше ви просто хвилювалися і вганяли себе у стрес, не знаючи, що чинити. Ви щотижнево переглядаєте списки справ, бо потребуєте підвищеної уваги для перегрупування своєї роботи, замість того, щоб знову повертатися до «найсвіжішого й найголоснішого» як критерію пріоритетності.

Робота на цьому рівні оволодіння мистецтвом GTD є досяжною і справді вишуканою. Для тих, хто його досягає, досвід — це одна з передумов процвітання. Термін процвітання, ймовірно, трактуватимуть по-різному двадцятичотирирічний рок-музикант і сорокачотирирічний адвокат, батько трьох дітей, але набутий досвід і процес застосування GTD тут однакові.

Професійний рівень: увага, керування і творчий потенціал

Щойно ви засвоїли основні елементи Системи упорядкування справ і вписали найважливіші аспекти ваших зобов’язань у житті й роботі у перевірений і адаптований системний підхід, наступний рубіж відкриває обрії використання вільного внутрішнього простору для оптимізації вашого досвіду, аж до нескінченності.

Цей рівень майстерності охоплює два головні аспекти:

• використання вивільненої уваги для вивчення вищих аспектів ваших зобов’язань і цінностей;

• регуляція вашої «зовнішньої свідомості» для вироблення нової цінності.

Свобода для заняття найважливішим

Щойно ви справді дізналися та повірили, що можете виконати ефективно все, що потрапляє до вашої вхідної інформації, ви отримуєте свободу кидати туди усе — незалежно, чи це ваша наступна божевільна ідея, або нова технологія на пробу, чи книга, яку замислили написати, чи веб-сайт неурядової громадської організації, який вас довів майже до сліз — настільки, що ви забажали її підтримати. Можливість досягати результату