Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

— Альбер Камю

За довгі роки я відкрив, з власного досвіду і завдяки участі в житті безлічі людей, що врешті-решт закладення фундаменту та налагодження контролю над світськими аспектами життя надає великі можливості природної наснаги щодо справ вищого рівня. Наші глибокі мотиви та схильності — причина того, що ми вплутуємось у складнощі та обов’язки, які часто бентежать і приголомшують. У вас було глибоке бажання мати дітей; тепер вони у вас є, і кожен з них — справа життя на найближчих двадцять років. Ви мусили виявити креативність і виробити впізнаваний у світі (і монетизований) товар; відтак ви побудували бізнес чи висококласну кар’єру, і тепер ви тонете у справах, яких значно більше, ніж можете впоратися. Можливо, вам не потрібні зараз нові цілі — натомість необхідний комфорт із тими, які ви вже актуалізували, і впевненість у тому, що можете якісно досягти нових.

Ми завжди можемо скористатися свіжим поглядом на наші вподобання, цінності, прагнення. Але ви опиратиметесь цьому діалогу з самим собою, якщо думаєте, що недостатньо добре керуєте світом, який для себе створили! Скільки часу потрібно, щоб змінити мету чи картинку того, чого ви бажаєте? Небагато, якщо взагалі він потрібен. Скільки часу необхідно для впевненості в тому, що ви можете досягти результатів, яких прагнете? За моїм досвідом, треба принаймні два роки застосування й узвичаєння цієї методології, щоб вийти на такий рівень упевненості в собі. Це не погана новина — це просто новина. Добра новина полягає в тому, що кращий контроль над світським і технічним рівнями вашого життя й роботи почне налагоджуватися негайно, як тільки ви започаткуєте застосування цих найкращих практик, і він,[31]

Сам світ ніколи не буває приголомшеним чи збентеженим — тільки ми такими буваємо, відповідно до того, як ми з ним взаємодіємо.

Розділ 9

Робота: як правильно обрати дії

Коли настає ваш робочий день, як ви вирішуєте, що чинити кожного конкретного моменту?

Завжди довіряйте своїй інтуїції. Однак можна багато зробити для того, щоб підвищити цю довіру.

Як я вже казав, моя проста відповідь така: довіряйте своєму серцю. Чи своєму духові. Чи, якщо у вас алергія на такі слова, спробуйте таке: вашому нутру, своїй «п’ятій точці», вашій печінці, інтуїції — усьому, що працює на вас як орієнтир, який змушує відійти на крок і звернутися до того, що вважаєте джерелом вашої внутрішньої мудрості. Якщо ви коли-небудь робили продуманий вибір на противагу вибору незважених поспішних рішень, ви знаєте, про що я кажу.

Це не означає, що ви пускаєте своє життя на всі вітри. Я, власне, сам подолав цей шлях в певний момент мого життя, і можу підтвердити, що уроки були цінними, якщо не конче обов’язковими.[32]

Як зазначалося в розд. 2, я знайшов три пріоритетні схеми, надзвичайно корисні в контексті дій щодо ухвалення рішень:

• модель з чотирма критеріями вибору дій у певний момент;

• потрійна модель для оцінки щоденної роботи;

• шестирівнева модель для перегляду роботи.

Буває, ці позиції показують у переверненому ієрархічному порядку — це зворотний вигляд типової ієрархічної стратегічної перспективи. Щоб дотримати специфіки методології вирішення справ, я вважаю за корисне все-таки працювати знизу догори, почавши з найбільш приземлених рівнів.

Модель з чотирма критеріями вибору дій у певний момент

Пам’ятайте, що ви вибираєте дії, і ваш вибір ґрунтується на цих чотирьох критеріях, за таким порядком:

• Контекст

• Наявний час

• Наявна енергія

• Пріоритети

Давайте перевіримо кожен з них щодо того, як вам найкраще структурувати ваші системи та поведінку, щоб скористатися їхньою динамікою.

Контекст

У будь-який момент часу найперше, про що слід подумати: що ви могли би зробити, де перебуваєте і які маєте засоби для дії. Є у вас телефон? Маєте доступ до людини, з якою вам треба переговорити віч-на-віч стосовно трьох пунктів у порядку денному? Чи ви зараз у крамниці, де вам потрібно щось придбати? Якщо ви не можете виконати дію, бо перебуваєте не в тому місці чи не маєте необхідних засобів, не хвилюйтеся.

Як я уже зазначав, часто корисно організувати ваші нагадування про дії за контекстом — дзвінки, вдома, за комп’ютером, відрядження, порядок денний для Джо, порядок денний для наради персоналу і т. д. Оскільки контекст — перший критерій, який вступає в гру для найкращого вибору дій, списки дій за контекстом запобігають непотрібній переоцінці у визначенні того, що чинити. Якщо у вас є жмут справ в одному списку, але ви не можете впоратися з багатьма з них в одному контексті, то змушуєте себе постійно переосмислювати їх усі.

Якщо ви прибули для зустрічі з клієнткою в її офіс, але з’ясувалося, що зустріч відкладається на п’ятнадцять хвилин, ви захочете зазирнути у ваш список «Дзвінки», щоб зателефонувати і використати час продуктивно. Ваші списки дій мають бути доступними, виходячи з того, що ви могли би зреалізувати у будь-який момент.

Ви вільні, коли вам легко у ваших обладунках.

— Роберт Фрост

Друга реальна перевага випливає з організаційних нагадувань про справи за відповідним контекстом: саме по собі це змушує вас до дуже важливого визначення з наступною фізичною дією у ваших справах. Усі мої списки дій створені в такий спосіб, тому мені треба ухвалювати рішення лише про найближчу фізичну дію перед тим, як знатиму, до якого списку її відправити. (Це щось, для чого потрібен комп’ютер? Телефон? Треба зайти в крамницю? Слід поговорити з моєю дружиною?) Люди, які складають список дій на зразок «різне», що не розташований за контекстом, часто зісковзують до наступного вибору дій.

Я заохочую людей, з якими працюю, структурувати категорії їхніх списків одразу, коли вони ще опрацьовують вхідну інформацію, оскільки це автоматично наближає їхні проекти до реальних дій, які треба виконати, щоби проект рухався.

Креативне сортування за контекстом

Коли ви почнете втілювати цю методологію послідовно, то завжди знаходитимете винахідницькі шляхи пристосування власних контекстуальних категорій до вашої ситуації. Попри те, що сортування за засобами чи фізичним розташуванням є найпоширенішим, часто трапляються інші унікальні та корисні способи фільтрування нагадувань.

Перед тим як вирушити в тривалу подорож, я створюю список «Перед дорогою» — тимчасову категорію, куди вношу все те з усіх моїх списків дій, що необхідно встигнути до від’їзду. І це єдиний список, який