Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

мені слід переглядати, поки справи не будуть завершені. Інколи накопичувалося багато наступних дій, які вимагали від мене режиму «креативного письма»; хоча ці дії входили до категорії «За комп’ютером», вони потребували іншого часу та настрою, ніж решта речей, які необхідно виконувати за комп’ютером. Я почувався значно комфортніше та впевненіше, коли переводив фокус на внесення їх до іншого списку дій — «Творче письмо». Тепер я розділяю мої дії за комп’ютером на ті, для яких не потрібен інтернет-зв’язок, і ті, для яких він необхідний, чи просто на перегляд сторінок у мережі (в пошуках розваг або цікавих речей).

Протягом багатьох років я бачив людей, які ефективно використовують категорії на зразок «Без мозку» (для простих дій, що не потребують розумових зусиль) та «Менше п’яти хвилин» (для «швидких перемог»). Інколи людям зручніше сортувати свої нагадування відповідно до сегментів у їхньому житті чи роботі — «Фінансове», «Родина», «Адміністративне» тощо. Нещодавно одна жінка поділилася зі мною перевагами, які вона знайшла в категоризації дій за раптовим емоційним поривом — послуга іншим, життєва стабільність, турбота про добробут і т. д. Не існує «правильного» способу структурування ваших списків наступних дій, окрім того, який найкраще працює на вас, і ця частина вашої системи змінюватиметься разом із вашим життям.[33]

Якщо ви в цьому процесі новачок, вказані деталі та відмінності можуть здаватися зайвими. Просто не забувайте, що коли ви почнете визначати всі дії, необхідні для виконання ваших зобов’язань у житті й на роботі, їх, імовірно, набереться більше сотні. В тому, щоб реально втілити принцип ефективного «зовнішнього мозку» й отримати дивовижні результати, незмірно допоможе керування на першому рівні вашої роботи із цим ступенем складності.

Доступний час

Другий чинник у виборі дії — це те, скільки часу маєте на неї перед тим, як візьметеся за іншу роботу. Якщо ваша зустріч починається за десять хвилин, ви, найвірогідніше, оберете іншу дію для негайного виконання, ніж якби мали дві вільних години.

Вочевидь добре знати, скільки часу у вас є (ось користь від доступного календаря та годинника). Використовуваний протягом усього життя набір нагадувань про дії надасть вам максимум інформації про те, що треба робити, і значно полегшить упорядкування дій відповідно до тих часових вікон, які ви маєте. Інакше кажучи, якщо у вас є десять хвилин до початку зустрічі, знайдіть дію, яку можете виконати за п’ять хвилин. Якщо у ваших списках тільки великі та важливі справи, ви ні з чим не впораєтеся за десять хвилин — особливо коли у вас немає нагадувань про наступні дії. Якщо в будь-якому разі вам доведеться виконувати ті менш масштабні дії, найпродуктивніший спосіб — використовувати маленькі «вікна» «випадкового часу», які трапляються протягом дня.

Часто буває, що ви, не підіймаючи голови, інтенсивно розумово працюєте впродовж кількох годин, відтак бажали б перемістити фокус й отримати трохи «легких перемог». Тоді добре було б зазирнути до вашого списку справ і пошукати те, що можна завершити легко та швидко. Змінити зарезервоване місце в ресторані, зателефонувати другові та привітати його з днем народження, замовити корм для пташок чи просто перейти поряд в аптеку чи до крамниці і придбати там щось зі списку «Відрядження».

Доступна енергія

Хоч інколи ви можете підвищити рівень своєї енергії, змінивши контекст і перевівши фокус, однак це можливо лише в певних рамках. Кінець дня, витрачений на складання плану й кошторису, — не найкращий час, щоб телефонувати потенційному клієнтові, розробляти стратегії ревізії чи обговорювати нове й делікатне питання з вашою другою половинкою. Можливо, краще зателефонувати в аеропорт, щоб поміняти квиток, опрацювати частину квитанцій про витрати, вийти на внутрішнє подвір’я і помилуватися призахідним сонцем, погортати фаховий журнал чи просто почистити шухляду робочого стола.

У всіх нас бувають моменти, коли ми думаємо ефективніше, і моменти, коли краще б ми не думали взагалі.

— Деніел Коен

Так само, як доступність усіх варіантів ваших наступних дій дає вам переваги користуватися всіма часовими «вікнами», володіння інформацією про все, що вам знадобиться для роботи в певний момент, уможливить узгодження продуктивної діяльності з вашою життєвою енергією.

Я раджу мати перелік справ, з якими необхідно впоратися і які потребують мінімуму розумової чи творчої енергії. Коли ви втомлені — виконуйте такі завдання. Випадкове читання (журнали, статті, каталоги, перегляд мережі), запис контактних даних, вилучення зайвих файлів і зарядка степлера скобами — міріади речей, яких вам не уникнути.

Це одна з найкращих причин мати у вашій персональній системі дуже чіткі межі: тоді легше продовжувати продуктивно працювати, коли ви не повністю у формі. Якщо ви у низькоенергетичному режимі та ваші матеріали для читання розпорошені, рецепти розкидані по всьому будинку, система картотек у безладі і вхідна інформація не допомагає працювати, здається, ви надто завантажені, щоб знайти і виконати завдання, тож ви просто нічого не робите, і тоді стає ще гірше. Один з найкращих способів посилити енергію — закрити деякі з ваших відкритих виробничих циклів. Тому завжди переконуйтеся, що у вас під рукою є такі цикли, які можна легко закрити.[34]

Немає причин бути низькопродуктивним навіть тоді, коли ви не в найкращій формі.

Ці перші три критерії вибору дії (контекст, час і сили) зумовлюють потребу в повній системі нагадувань про наступні дії. Здебільшого ви не працюватимете в режимі, який уможливлює цей різновид координованого та організованого мислення; потрібно, щоб це уже було зроблено. Якщо це так, ви зможете значно більше працювати «у своїй зоні» й обирати з розмежованих дій те, що годиться для конкретної ситуації.

Пріоритети

Враховуючи контекст, в якому ви працюєте, і час та зусилля, очевидним наступним критерієм для вибору дії є відносний пріоритет: «Який з усіх моїх варіантів зараз мені найважливіше реалізувати?»

«Як мені визначитися з пріоритетами?» — це питання я часто чую від людей. Воно випливає з їхнього досвіду, коли вони мають бльше справ, аніж можуть нормально виконати. Вони знають, що треба робити важкий вибір, а з деякими речами взагалі не вдасться впоратися.

Неможливо бути впевненим у вашому виборі, якщо ви не знаєте точно, чим є ваша робота.

Наприкінці дня, щоб бути спокійним щодо завдань, які ви не виконали, треба ухвалити деякі свідомі рішення стосовно ваших обов’язків, цілей і цінностей. Цей процес завжди передбачає складну взаємодію цілей, цінностей і напрямків діяльності організацій та важливих людей у вашому житті із значущістю цих стосунків для вас. Цей критерій зумовлений