Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Щотижневий перегляд настільки важливий, що вам слід виробити нові корисні звички, сформувати оточення та засоби для його підтримки. Якщо ваша зона комфорту облаштована для спокійного контролю, для якого створено описану систему вирішення справ, уже не варто силоміць змушувати себе до перегляду — вам доведеться це виконувати, просто щоб дотримувати особистих стандартів.

До того моменту робіть те, що вважаєте за потрібне, щоб раз на тиждень на пару годин відходити від щоденної рутини — не для того, щоб випасти з процесу, а щоб піднятися принаймні на лінію горизонту всіх ваших проектів, осягнути їхній стан і підтягнутися з усім, що стосується речей, які потребують вашої уваги.

Якщо ви маєте таку розкіш, як офіс чи робоче місце, порівняно ізольоване від людей і щоденної взаємодії з ними, а також те, що хоч віддалено нагадує типовий п’ятиденний робочий тиждень, я би радив зарезервувати дві години одразу по обіді останнього робочого дня для тижневого перегляду. Ось чому це ідеальний час:

• Події тижня все ще доволі свіжі, щоб ви могли здійснити повний аналіз («Так, треба обов’язково ще до неї звернутися щодо...»).

• Якщо ви (а так буває завжди) виявите дії, для виконання яких вам необхідно дещо з’ясувати у колег, ви ще маєте для цього час.

• Чудово, якщо ви можете навести порядок у голові, щоб ніщо вам не заважало відпочивати на вихідних.

Однак ви можете бути людиною, в якої немає звичайних вихідних. Я, наприклад, частенько на вихідних стільки ж працюю, скільки і в будні. Але я маю розкіш (?) здійснювати часті й тривалі подорожі літаками, які надають ідеальну можливість зосередитися. Багато людей пристосували свої звички щотижневого перегляду до власного стилю життя, проводячи час, приміром, в улюбленій кав’ярні кожного суботнього ранку або на задньому ряді у церкві під час хорових занять своєї доньки в неділю.

Усі турботи треба відпускати і трохи розслаблятися. Якщо ви будете невпинно працювати, це зашкодить вашій розважливості. Відійдіть на певну відстань, бо тоді роботу осягнете у перспективі і брак гармонії легше побачити.

— Леонардо да Вінчі

Незалежно від вашого стилю життя ви потребуєте щотижневого ритуалу перегрупування. У вас навіть, можливо, вже є щось таке (чи подібне). Якщо так, додайте до цієї звички корисний процес перегляду з висоти, з перспективи.

Люди, яким найважче знайти час на такий перегляд, — це ті, в кого постійна робота на замовлення і домашнє оточення, відтак в їхній робочий графік неможливо вбудувати час і місце для перегрупування. З мого досвіду: від найбільшого стресу потерпають фахівці, чия продуктивність на роботі має критичне значення (наприклад, біржові трейдери високого рівня та керівники), відтак вони повертаються додому, де їх чекають двійко діток років по десять і друга половинка, яка теж мала важкий день на роботі. Деякі з цих працівників, на щастя, добираються додому годину залізницею і можуть трішки відпочити.

Якщо ви себе впізнаєте в цій картинці, вашим найважливішим завданням буде налаштувати послідовний процес перегрупування, коли ви залишаєтеся наодинці. Вам потрібно або залишатися на кілька годин на роботі ввечері у п’ятницю, або знаходити собі вдома спокійне, придатне для праці місце і необхідний час.

Час на перегляд для керівника. Я вчив багатьох керівників виділяти дві години в їхньому графіку наприкінці робочого тижня. Найбільшою проблемою для них було врівноважити якісне мислення і час на перегляд термінових вимог дуже важливих взаємодій. Це вельми серйозний виклик. Однак найстарші та найкмітливіші з них знають ціну пожертви нібито терміновим задля справді суттєвого, і вони створюють собі острівці часу для певної версії такого процесу.

Найкращі ідеї стосовно вашої роботи не з’являться у вас, поки ви працюєте.

Один з наших клієнтів, директор з розвитку в одній з найбільших компаній світу, висловив думку, що вбудовування якісного часу для перегляду та перегрупування з метою підвищення довіри до системи ухвалення інтуїтивних рішень дуже важливе і водночас завважив, що такого часу страшенно бракує у найвищих ешелонах його організації.

Мислення — найсуттєвіше і найскладніше у бізнесі та в житті. Ті, хто будує імперії, присвячують години і години розумовій праці... поки інші веселяться. Якщо ви не усвідомлюєте цінність зусиль із самостійного цілісного мислення... то ви піддаєтеся лінощам і більше не контролюєте своє життя.

— Девід Кекич

Навіть керівники, які послідовно передбачають місце для рефлексії, часто відводять лише дещицю часу на звичайний процес перегляду та фіксації на рівні проектів. Поміж безперервними нарадами і прогулянками наприкінці дня біля ставка з золотими рибками з келихом вина має бути час на перегляд з дещо вищого рівня, потрібний для робочого контролю та зосередженості. Якщо ви гадаєте, що всі ваші відкриті виробничі процеси повністю визначені, з’ясовані, оцінені та перетворені на дії, ви, найімовірніше, себе обманюєте.

Перегляд «масштабних картин»

Так, у певний момент ви маєте з’ясувати масштабні очікування, довгочасні цілі, бачення та принципи, які вами керують, перевірити і розставити по поличках ваші рішення.

Які ваші ключові цілі та прагнення в роботі? Чого ви бажаєте досягти за рік чи три віднині? Як просувається ваша кар’єра? Чи влаштовує вас ваш стиль життя? Чи робите ви те, що справді волієте чи маєте робити, якщо глянути з глибшої та довшої перспективи?

Точна мета цієї книжки — не спонукати вас мислити на рівнях 3-5. Змусити вас діяти з вищої перспективи є її прихованою метою, а саме — допомогти вам сформувати такий стиль життя, який би більше відповідав вашим вимогам і краще узгоджувався з вашою місією. Коли ви підвищуєте швидкість і спритність, з якою прояснюєте основну ділянку діяльності та рівень першого горизонту вашого життя і роботи, не забувайте за потреби навідуватися до інших рівнів, щоб ваша голова лишалася вільною.

Спроби створити цілі, перш ніж ви будете впевнені, що ви контролюєте своє щоденне життя, можуть знизити вашу енергію та мотивацію, а не підвищити їх.

Лише ви знаєте, як часто вам слід влаштовувати такий широкий перегляд. Принцип, який мені хотілося би підкреслити за таких обставин, звучить так, як описано у наступних абзацах.

Треба переоцінювати ваше життя і роботу з правильної перспективи, ухвалюючи правильні рішення, через правильні інтервали часу, щоби справді бути чесним із самим собою. Це довічне спонукання і зобов’язання перед собою, незалежно від того, наскільки ваша доля буває непростою, а наміри — недосконалими.

Щоб зрозуміти