Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Ступінь, до якого кожен з нас потребує підтримки контрольних списків та зовнішнього контролю, прямо залежить від того, наскільки добре ми знаємо ділянку роботи, за яку відповідаємо. Якщо свою роботу ви виконуєте вже протягом тривалого часу і ніщо вас не змушує в цьому занятті змінюватися, вам, імовірно, потрібна мінімальна зовнішня персональна організація, щоби залишатися на крейсерській швидкості. Ви знаєте, коли певні події мають статися, і як зробити так, щоб вони сталися, і ваша система в цілковитому порядку. Ви могли би впоратися з нею уві сні. Але часто буває інакше.

Чи траплялося, що вам треба було пройти певну процедуру, щоб керувати конкретним різновидом фінансової угоди, зареєструватися й обновити комп’ютерну програму, чи навіть зробити кілька необхідних кроків, аби перевірити стан справ на дачі вашого друга, — і ви питали себе: «Хвилиночку, а як мені тепер чинити?» У кожній з цих ситуацій вам потрібен контрольний список. Я надзвичайно безграмотний у питаннях комп’ютерів і програмного забезпечення, і завжди, коли отримую інструкції від наших IT-працівників, як усунути періодичний глюк, мені легко себе переконати, що я запам’ятаю все те, що вони мені скажуть. Я навчився (часто доволі важким шляхом) створювати для них контрольні списки.

Часто буває корисно скласти певний контрольний список, щоби краще зосереджуватися, поки робота, яку виконуєте, не стане для вас звичнішою. Якщо ваш генеральний директор, скажімо, раптом зникла і вам негайно довелося її заступати, тоді знадобився би певний план на деякий час, щоби переконатися, що ви впоралися з усіма найважливішими аспектами роботи. І якщо вас щойно найняли на нову посаду, з новими обов’язками, незвичними для вас, вам знадобиться схема контролю та структури, принаймні на перші кілька місяців. Ми у своїй компанії застосували нову організаційну структуру та робочу систему і користуємося багатьма важливими контрольними списками, щоби втілювати робочі практики, поки ці навички не стануть автоматичними.

Контрольні списки можуть бути вельми корисними, щоб ви знали, про що вам не слід турбуватися.

Часом я мав складати список ділянок, над якими тимчасово треба було попрацювати, поки справи не владнаються. Наприклад, коли ми з дружиною вирішили створити абсолютно нову структуру для бізнесу, який вели протягом багатьох років, я взяв на себе те, чим досі не займався, — бухгалтерський облік, комп’ютери, маркетинг, юриспруденція й управління. Кілька місяців я тримав список цих обов’язків перед собою, щоб упевнитися, що ніде не лишив прогалин і впорався з переходом якомога краще. Після того як бізнес почав регулюватися певною мірою автоматично, цей список уже не знадобився.

Контрольні списки на всіх рівнях

Не бійтеся створювати будь-які контрольні списки, коли вам це спадає на думку. Можливості тут безмежні — від «Головні цінності в житті» до «Що треба взяти в похід» чи «Можливі подарунки на день народження». Створення списків за потребою — одна з найкорисніших і водночас найпростіших процедур, які ви можете опанувати.

Щоби підігріти вашу творчу уяву, наведу перелік деяких пунктів з контрольних списків, які я бачив і писав роками:

• робочі ділянки (ключові обов’язки);

• режим вправ (програми для зміцнення м’язів);

• контрольний список для подорожі (все, що треба зібрати або завершити перед мандрівкою);

• щотижневий перегляд (усе, що слід переглядати і/або поновлювати щотижня);

• компоненти програми з тренінгу (все, про що потрібно подбати, коли влаштовуєш захід);

• ключові клієнти;

• люди, з якими спілкуєшся по роботі;

• діяльність наприкінці року (всі дії, коли на певний час припиняєш роботу);

• особистий розвиток (те, що треба регулярно оцінювати, щоб забезпечувати особисту рівновагу та прогрес);

• жарти.

Почувайтеся зручніше за допомогою контрольних списків — і принагідних, і постійних. Будьте готові їх створювати і за потреби утилізувати. Упевніться, що у вас є легкодоступне місце для нового списку, яке водночас і привабливе чи навіть кумедне, — відривний блокнот чи комп’ютерна програма, до якої легко дістатися. Якщо їх правильно використовувати, контрольні списки можуть бути величезною підмогою у підвищенні особистої продуктивності та зменшенні навантаження на психіку.

Можливість і бажання постійно створювати контрольні списки, доступні та використовувані за потреби — центральний компонент високоякісного самоврядування.

Якщо у вас тепер зафіксовано все, що становить у вашому житті і роботі відкриті цикли, ви з’ясували й опрацювали кожен з цих пунктів, знаєте, що він для вас означає і яких дій потребує, й організували результати в цілісну систему, яка підлягає біжучому та повному контролю — великому і малому — всіх ваших наявних і «омріяних» проектів, то ви готові до наступного кроку в опануванні мистецтва продуктивності без стресу: процесу обмірковування.

Розділ 8

Роздуми: як зберегти функціональність системи

Мета цього методу керування робочим процесом — запобігти ослабленню вашого мозку, натомість звільнити його для якіснішої, продуктивнішої та більш творчої діяльності. Однак щоб заслужити на таку свободу, ваш мозок має послідовніше обмірковувати всі ваші зобов’язання та діяльність загалом. Ви маєте бути впевнені, що робите те, що потрібно, і що правильно не робите те, чого не слід робити. Це створює умови для присутності, яка завжди є оптимальним робочим станом. Регулярний перегляд вашої системи, роздуми над змістом, а також збереження поточності й функціональності — необхідні передумови для такої чіткості й стабільності.

Якщо у вас є перелік тих, кому необхідно зателефонувати, тієї хвилини, коли поточними не будуть усі дзвінки в ньому, ваш мозок перестане довіряти системі й не отримає полегшення від психічної роботи нижчого рівня. Він змушений знову запам’ятовувати, опрацьовувати та нагадувати, а, як ви вже знаєте, він не вельми ефективно виконує цю роботу.

Все це означає, що ваша система не може бути статичною. Щоби підтримувати відповідний дієвий вибір, вона має постійно оновлюватися, відповідно запускаючи послідовну та правильну оцінку вашого життя і роботи в кількох площинах.

Ось два головні пункти, які слід розглянути:

• Що з усього цього ви переглядаєте і коли?

• Що і як часто вам треба робити, щоб упевнитися, що все це працює як послідовна система, яка достатньою мірою вивільняє вас для мислення й керування на вищому рівні?

Процес своєчасного перегляду сприятиме поліпшеному та упереджувальному новому мисленню на ключових ділянках вашого життя і роботи. Таке мислення виникає внаслідок цілеспрямованого зосередження і вдалих мозкових штурмів, що запускаються і посилюються послідовним переглядом списку дій і проектів.

Що і коли переглядати

Ваша особиста система і ваша робота мають будуватися таким чином,