Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

жовтня). Кожен наступний файл на день вивільняється щодня до вашої вхідної інформації, і так папка поповнюється позаду денного переліку (тоді замість 6 жовтня додається 6 листопада). У такий самий спосіб, коли наступний файл місяця виходить наперед (31 жовтня, після того, як вивільнився файл на день, наступним буде файл «листопад» із файлами на день за ним, пронумерованими від 1 до 31), він вивільняється до вхідної інформації та підшивається наприкінці файлів із назвами місяців, щоби стати листопадом наступного року. Це вічна папка — в тому сенсі, що в будь-який момент вона містить файли на наступні тридцять один день і дванадцять місяців.

Велика перевага використання папок з файлами у системі «Фіксовані нагадування» в тому, що вони уможливлюють зберігання активних документів (наприклад, анкета, яку слід заповнити до конкретного дня, порядок денний для наради, який треба переглянути такого-то дня, чек, що його потрібно оплатити до певного дня, і т. д.).

Щоби система працювала, її слід щодня перевіряти і поновлювати. Якщо ви забудете вивільнити файл на день, втратите довіру до системи щодо поводження з важливими даними, і вам доведеться керувати цими речами в інший спосіб. Якщо ви на певний час полишаєте місто (або не матимете доступу до папки на вихідних), вам слід перевірити файли на дні, протягом яких будете відсутні, перед тим, як поїдете.

Нагадування

Остання тема в персональній системі організації, яка заслуговує на певну увагу, — це підтримання контрольних списків, цих «рецептів потенційних інгредієнтів» для проектів, робочих процесів і процедур, заходів і цінних сегментів, зацікавлень та обов’язків. Власне, всі списки чи категорії нагадувань, які ми вже обговорили, є контрольними списками: вони виконують функцію постачання речей для перевірки чи перегляду, щоб упевнитися, що ви нічого не проґавили на тій чи тій ділянці. Однак більш поширена ідея контрольних списків — це перелік змісту за певними темами, процедурами чи конкретною сферою діяльності, щоб використовувати список або в певний момент, або коли ви зайняті певною справою. Це може варіювати від масштабних ділянок, що потребують уваги у вашій роботі чи вашому житті, до детальних інструкцій про те, як завантажувати світлини на веб-сайт.

Багато років тому Альфред Норт Вайтхед сформулював незаперечне спостереження: «Цивілізація просувається вперед, коли зростає кількість важливих дій, які ми можемо виконати, не думаючи про них». Контрольні списки надають мікроверсію цього макроспостереження: завжди, коли ви маєте думати про щось — щоб освіжити погляд («Наприкінці кожного календарного року я хочу/мені треба...»), або з огляду на особливу ситуацію, яка потребує більше деталей, аніж ви можете їх легко згадати («Перед тим, як проведу семінар, мені треба...»), вам варто доручити цю роботу вашій «зовнішній свідомості» — системі керування, яка зберігає деталі, необхідні для залучення у відповідний момент.[29]

Існує безмежна кількість потенційних контрольних списків, які дають змогу спокійніше контролювати різні ситуації в житті та на роботі. Якщо ви звертаєтеся до рецептів у кулінарній книзі, щоби приготувати особливу страву, то використовуєте контрольний список для підвищення своєї зосередженості й продуктивності. Якщо адміністрація доручила вам запропонувати три ключові ініціативи чи проаналізувати підсумки року, перегляд матеріалів перед нарадою директорів буде прикладом використання контрольного списку.

Я описую процес прояснення та організації, що вас справді цікавить, а щоб почати втілення цієї системи, зосереджуся на загальному наборі популярних питань, для яких контрольні списки часто є найкращим рішенням.

Речі, яким ви хочете приділити увагу

Часто, працюючи з людьми, які воліють з’ясувати свої інтереси, виринають речі на зразок:

• регулярніше робити зарядку;

• проводити більше часу з дітьми;

• поліпшити упереджувальне планування для мого відділу;

• підтримувати в команді здорову атмосферу;

• забезпечити нашу відповідність корпоративній стратегії;

• виставляти рахунки клієнтам на сучасному рівні;

• пильніше зосередитися на моїх духовних практиках;

• приділяти більше уваги індивідуальним цілям моїх штатних працівників;

• зберігати свою мотивацію до роботи;

• продовжувати поточні наради та вдосконалення з участю ключових працівників моєї компанії.

Як слід діяти з цими «непевними» різновидами внутрішніх зобов’язань і ділянками для уваги?

Перш за все визначити доречні проекти та дії

Здебільшого для таких справ існує проект та/або дія, щодо якої треба визначитися. «Регулярніше робити зарядку» в реальності означає для багатьох людей «Скласти програму регулярної зарядки» (проект) і «Зателефонувати Саллі з пропозицією щодо спортивних залів і персональних тренерів» (реальний дієвий крок). У таких випадках внутрішні проекти та дії все одно треба прояснити й організувати в персональну систему. Або: «Підтримувати в команді здорову атмосферу» має стати проектом («Вивчити процес організації групової роботи для мого відділу») з конкретним дієвим кроком («Написати електронного листа нашому директорові з кадрових питань, щоб отримати її пропозиції стосовно такої можливості»).

Але існують певні справи, які не зовсім вписуються в цю категорію, і часто потрібні відповідні контрольні списки, щоб за них узятися.

Ключові ділянки роботи і зобов’язань

Цілі на зразок «Підтримувати гарну фізичну форму» чи «Підтримувати мотивацію у моїй команді» можуть потребувати того, щоб їх вбудували у певний різновид контрольного списку, який регулярно переглядатиметься. На вашу психіку та вибір постійно впливають численні нашарування підсумків і стандартів, і знати, які вони на всіх різноманітних рівнях, — гарна ідея (крім того, таку звичку не так легко сформувати і підтримувати).

Вище я припускав, що є принаймні шість рівнів вашої «роботи», які можна визначити, і кожен з них заслуговує на власне визнання та поцінування. Повний перелік усього, що для вас важливо і чому ви приділяєте увагу на кожному з цих рівнів, склав би величезний контрольний список. Він міг би охоплювати:

• Кар’єрні цілі

• Сервіс

• Родину

• Стосунки

• Громадські справи

• Здоров’я

• Фінансові ресурси

• Творче самовираження

А тоді, спустившись на рівень нижче в межах вашої роботи, ви потребуватимете певних нагадувань про ключові ділянки особистої відповідальності, відповідальності вашого персоналу, цінностей тощо. Список таких речей міг би містити пункти на зразок:

• Атмосфера в команді

• Робочі процеси

• Графік

• Кадрові питання

• Робоче навантаження

• Спілкування

• Технології

Усі ці пункти в свою чергу можуть входити до списків у вашій персональній системі як нагадування про те, щоб тримати корабель за курсом і в стабільному стані. Часто цінність цього в тому, щоби просто підтверджувати: на певній ділянці робота налагоджена добре; нічого не варто додавати чи змінювати. Але знати про них корисно для вашого спокійного зосередження.

Що новіша