Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

кількість речей, але один із найкреативніших способів використання функції календаря — це вписувати до нього речі, від яких ви хочете розвантажити свій мозок і згодом їх знову оцінити. Ось лише кілька з міріади речей, які варто туди вписати:

• нагадування для активації проектів;

• заходи, в яких ви, можливо, забажаєте взяти участь;

• каталізатори рішень.

Нагадування для активації проектів. Якщо ви маєте проект, який вам не конче треба обмірковувати зараз, але який заслуговує на увагу у майбутньому, ви можете обрати відповідну дату і вписати нагадування про нього у ваш календар саме на той день. Він піде до календаря на певну дату (на відміну від календаря на певний час) як річ, про яку ви волієте почути нагадування конкретного дня; коли цей день настане, ви побачите нагадування і внесете даний пункт як активний проект до вашого списку «Проекти». Типові кандидати для такої техніки:

• особливі заходи з точно відомим часом проведення (запуск продукту, благодійні вечори і т. д.);

• регулярні заходи, до яких треба готуватися, наприклад аналіз бюджету, щорічні конференції, заходи з планування чи наради (подумайте, коли до вашого списку «Проекти» додати пункт «Щорічна нарада з продажів» на наступний рік чи пункт «Підготувати дітей до навчального року»);

• головні дати в житті важливих для вас людей, до яких ви хотіли б щось підготувати (дні народження, річниці, подарунки тощо).

Заходи, в яких ви можете забажати взяти участь. Ви, можливо, постійно отримуєте оголошення про семінари, конференції, бесіди, громадські та культурні заходи, в яких зможете взяти участь, коли подія наближатиметься. Тож впишіть нагадування до свого календаря на відповідну дату, наприклад:

• «діловий сніданок у торговій палаті завтра —?»;

• «початок продажу квитків на гру футбольної команди „Детройт Лайонз“ — сьогодні»;

• «програма Бі-Бі-Сі про кліматичні зміни о восьмій вечора»;

• «чай в Американському клубі садівників наступної суботи».

Якщо ви можете пригадати будь-які події на зразок описаних вище, які бажали би внести до своєї системи, зробіть це зараз.

Каталізатори рішень. Інколи буває, що вам треба ухвалити важливе рішення, але ви не можете (чи не хочете) зробити це одразу. Нормально в межах власного процесу самоврядування, якщо ви дійшли висновку, що потрібна вам додаткова інформація має надійти радше з внутрішнього джерела, ніж із зовнішнього (наприклад, вам слід відкласти вирішення питання до наступного ранку), або ж є вагома причина відтермінувати рішення до відповідального моменту (вважаючи всі чинники актуальними, поки ви не визначитесь, куди рухатися далі). Але щоб перейти на рівень впевненості у не ухваленні рішення, краще закинути «страхувальну сітку», якій ви можете довіряти, щоб зосередитися на питанні в майбутньому. Нагадування в календарі може слугувати такій меті.[27]

Деякі типові ділянки ухвалення рішень у цій категорії охоплюють:

• прийняття на роботу/звільнення;

• злиття/придбання/продаж/складання повноважень;

• зміни в роботі/кар’єрі;

• переспрямування потенційної стратегії.

Цілком нормально ухвалювати рішення нічого не вирішувати — якщо у вас є система ухвалення рішень про неухвалення рішень.

Я знаю, що це надто велика тема, щоби присвячувати їй так мало місця, але спитайте себе: «Чи є якесь серйозне рішення, для якого мені варто записати нагадування на майбутнє?» Якщо є, зафіксуйте у своєму календарі нагадування, щоб згодом повернутися до питання.

Папка «Складні завдання»

Один із найкращих способів керувати неактивними записами, які, можливо, потребуватимуть реакції в майбутньому, — це папка «Фіксовані нагадування»[28]. Тривимірна версія календаря в оригінальному варіанті уможливлює утримування фізичних нагадувань про речі, які ви хочете бачити або пам’ятати — не зараз, але в майбутньому. Це може бути надзвичайно функціональним інструментом, який дає змогу налагодити власний поштовий сервіс і «надсилати» речі самому собі для отримання у визначену дату в майбутньому. Я вже роками використовую папку «Фіксовані нагадування». Попри те, що розвиток технологій сприяв легшому переходу таких нагадувань у цифровий формат у програмному забезпеченні та на мобільних пристроях, можливо, багатьма речами вам простіше керувати у низькотехнологічному стилі. Сподівання на переваги цифрового керування такими речами постійно зростають, але в моїй персональній системі залишається багато речей, якими значно ефективніше керувати за допомогою фізичних предметів як нагадувань.

Власне, папка «Фіксовані нагадування» — це проста система на зразок папки з файлами, яка дає змогу класифікувати паперові документи та інші фізичні нагадування в такий спосіб, щоб те, що волієте побачити на певну дату в майбутньому, «автоматично» з’явилося саме того дня у вашій категорії «Вхідне».

Якщо у вас є секретар чи помічник, ви можете довірити принаймні частину цього завдання йому за умови, що він має певну робочу версію цієї чи подібної системи. Ось типові приклади:

• «Вручіть мені цей порядок денний вранці того дня, коли в мене буде нарада».

• «Віддайте мені це знову в понеділок для обмірковування, бо це стосується нашої наради директорів у середу».

• «Нагадайте мені про подорож до Гонконгу за два тижні перед нею, і ми сплануємо організаційну роботу».

Потім щодня впродовж робочого тижня папка на цей день витягується і переглядається.

Навіть якщо ви працюєте як фахівець високого класу і можете (чи маєте) відправляти матеріали в утиль, щоб зберігати їх у потрібній вам кількості, рекомендую, за можливості, вбудувати це у ваш стиль життя, коли ви налаштували власну функцію папки «Фіксовані нагадування».

Я використовую таку папку для керування документами для подорожей, які слід здійснити конкретного дня, нагадування про дні народження та особливі заходи, що наближаються (в моєму цифровому календарі це зайняло б забагато візуального простору), роздруківки цікавих речей, які зможу почитати, коли матиму більше часу, тощо.

Найважливіше: папка «Фіксовані нагадування» потребує лише однієї секунди нових дій на день, щоб вона працювала, і має значно більшу окупність, ніж у неї було вкладено. Вона виконує унікальну функцію — рішення нічого не вирішувати до певного моменту.

Налаштування папки «Фіксовані нагадування». Якщо ви заводите таку папку у фізичній системі, вам потрібні сорок три папки — тридцять одна з номерами від 1 до 31 і ще дванадцять, названі за місяцями року. Файли на день підшиваються спереду, починаючи з файла на завтра (якщо сьогодні 5 жовтня, то наступний файл — «6 жовтня»). Наступні файли на день позначають решту днів місяця (від 6-го до 31-го). За файлом «31» іде файл з назвою наступного місяця («листопад»), а за ним — файли на день від 1-го числа до 5-го. Потім у переліку решта файлів із назвами місяців (від грудня до наступного