Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Є декілька способів призначити справи для пізнішого перегляду, і всі вони працюватимуть на те, щоб вивести їх з-під вашої біжучої уваги та свідомості. Ви можете внести пункти до різних версій ваших списків «Колись/можливо» або до вашого календаря, або ж до цифрової чи паперової системи складних завдань.

Створення списку «Колись/можливо»

Існує велика вірогідність того, що коли ви здійснили повне прибирання у вашому мозку, збирали там інформацію про справи, то знайшли деякі задуми, які, можливо, колись реалізуєте. «Вивчити іспанську», «купити Марсі коня», «зійти на гору Вашингтон», «написати містичний роман» і «купити заміський котедж» — типові проекти з цієї категорії.

Якщо цього ще не сталося, я б радив вам створити список «Колись/можливо» у будь-якій організаційній системі, яку ви обрали. А потім дозвольте собі напхати в цей список усі ідеї такого типу, які у вас з’являлися. Можливо, ви відкриєте для себе, що просто почавши складати список, отримаєте ще цілу купу різних креативних ідей.

Ви можете також здивуватися, що деякі справи, зафіксовані в тому списку, відійшли в минуле, причому ви майже нічого свідомо не доклали до того, щоб їх реалізувати. Якщо ви збагнете владу уяви щодо сприяння змін у сприйнятті та виконанні, то побачите, як список «Колись/можливо», десь на межі вашої свідомості, може потенційно додати багато чудових пригод до вашого життя і роботи. Ми схильні користуватися можливостями, коли вони з’являються, якщо ми вже ідентифікували та зафіксували їх як щось імовірне. Я це кажу з власного досвіду: досягнення вміння грати на флейті і плавати у відкритому океані почалося для мене саме з цієї категорії. Є ще два потужних джерела для доповнення списку «Колись/можливо»: ваша творча уява та ваш список поточних проектів.

Активація та підтримка вашої категорії «Колись/можливо» розблоковує потік творчого мислення — ви уявляєте, як реалізуєте класні задуми, без того, щоб тут і зараз щось для цього чинити.

Складіть перелік своїх творчих ідей. Які речі ви справді волієте колись реалізувати, якщо матимете час, гроші та наснагу? Внесіть їх до вашого списку «Колись/можливо». Типовими категоріями тут є:

• речі, які можна купити або зробити в будинку;

• хобі;

• нові вміння;

• творчі способи самовираження;

• одяг та аксесуари, які можна придбати;

• іграшки (зокрема високотехнологічні!);

• мандрівки, які реально здійснити;

• організації, до яких можна приєднатися;

• сервісні проекти, в яких можна взяти участь;

• речі, які можна побачити і зробити.

Оцініть знову ваші поточні проекти. Тепер саме вдалий момент переглянути ваш список «Проекти» з віддаленішої перспективи (себто з точки зору вашої роботи, цілей та особистих зобов’язань) і подумати, чи можете ви перевести деякі з ваших поточних завдань до списку «Колись/можливо». Якщо ви зрозумієте, що котрийсь із проектів не зможе здобутися на вашу увагу в найближчі кілька місяців, переводьте його до цього списку.

Інколи люди вважають за корисне категоризувати свій перелік проектів «Колись/можливо». Відчутна різниця може з’явитися в той момент, коли ви обмірковуєте проекти, які справді хочете здійснити у вашому домі, на відміну від загального масиву мрій на зразок сходження на гору в Непалі чи заснування фонду для дітей з особливими потребами. У компанії це може бути різниця між ідеями про автостоянку («Давайте обговоримо це на наступній квартальній нараді») і реалізацією проектів, яким ви можете віддати свою енергію, коли і якщо на них знайдеться помітний капітал. Коли ви експериментуєте з цими варіантами, то головне — визначити, як саме впливають такі ваші списки та підкатегорії — нервують вас чи, навпаки, заряджають енергією.

Особливі категорії списку «Колись/можливо»

Звісно, у вас є певні особливі зацікавлення, в межах яких можна багато чого здійснити. Збирання їх у списки може бути дотепним заняттям. Наприклад:

• їжа: рецепти, меню, ресторани, вина;

• діти: що можна з ними робити;

• книжки для читання;

• музика, яку бажаєте завантажити;

• фільми, які хочеться подивитись;

• ідеї про подарунки;

• веб-сайти, на яких варто побувати;

• подорожі на вихідні;

• ідеї на кшталт «різне» (коли ви не знаєте, як ще їх «обізвати»).

Такі переліки можуть бути чимось середнім між довідками та списками «Колись/можливо» — довідки, оскільки ви можете зібрати дані й додати до списку гарних вин, ресторанів чи книг, щоб згодом скористатися цією інформацією; «Колись/можливо» — тому що ви можете регулярно переглядати пункти у списку, щоб нагадати собі та спробувати реалізувати щось із цього.

У будь-якому разі це ще одна чудова причина мати організаційну систему, яка полегшить фіксування справ, що можуть додати цінності, розмаїття та цікавості вашому життю — без обтяжування свого розуму та робочого простору незавершеними справами.

Небезпека файлів і стосів зразка «Зачекати й переглянути»

Багато людей створюють щось на кшталт стосу чи папки «Зачекати й переглянути» (або цілу шухляду чи папку електронних листів), яка навряд чи годиться як частина категорії «Колись/можливо». Вони кажуть собі «коли у мене буде час, я за це візьмуся», і тоді папка «Зачекати й переглянути» здається правильним місцем для того, щоб їх помістити. Особисто я не рекомендую саме цей різновид підсистеми, бо майже в кожному випадку, з яким я мав справу, людина все зберігала, але не переглядала, і врешті це спричинювало розгубленість і небажання вникати у зміст папки. Цінність категорії «Колись/можливо» зникає, якщо ви свідомо і постійно не приділяєте їй уваги.

Усе, що ми можемо робити, ми також можемо і не робити.

— Аристотель

Крім того, є велика різниця між тим, чим добре керують, як, наприклад, списком «Колись/можливо», і чимось, схожим на відро для вкидання всього гамузом. Зазвичай багато таких речей треба просто викинути, деякі з них — внести до списку «Читання/перегляд», деякі слід підшити як довідки, інші підуть у календар чи в папку складних завдань для перегляду за місяць чи, скажімо, на початку наступного кварталу, а декотрі пункти передбачають подальші дії. Багато разів після того, як чиясь папка «Зачекати й переглянути» була відповідно розсортована, я бачив, що в ній нічого не лишалося!

Використання календаря

Ваш календар може бути вельми зручним місцем для нагадувань про справи, які ви могли б запланувати на майбутнє. Більшість людей, яких я тренував, не так зручно почувалися зі своїми календарями, як могло би бути; інакше вони знайшли б значно більше справ, щоб туди їх помістити.

Один із трьох способів використання календаря — інформація про певний день. Ця категорія може охоплювати велику