Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Картотека для об’ємних категорій. Кожна тема, яка потребує більше п’ятдесяти папок та/або головних документів, має отримати свою секцію, шухляду чи цифрову базу даних, з власною системою сортування за абеткою чи іншою системою, де легко шукати інформацію. Скажімо, якщо ви керуєте злиттям корпорацій і у вас багато паперової роботи, то можете зайняти дві чи три загальнодовідкові картотечні шафи для утримування там усієї документації, потрібної для ретельного виконання справи. Якщо у вас є пристрасть до вітрильного спорту чи кулінарії, вам, можливо, знадобиться шухляда в картотеці для кожного з цих хобі.

Якщо сфера вашої уваги стосується матеріалів, які можуть змішуватися з іншими сегментами уваги, перед вами постане дилема — зберігати інформацію в загальних довідках чи у файлах зі спеціалізованими довідками. Коли ви читаєте чудову статтю про дерев’яні огорожі та бажаєте її зберегти, куди вона піде — у картотеку «Сад» чи в загальну систему разом з іншою інформацією про домашні проекти? Таке найкраще відправляти до однієї загальнодовідкової системи, крім небагатьох окремих тем.

Електронні записники. Багато інформації, яку треба зберігати, прямо стосується людей у вашій робочій мережі. Доводиться відстежувати контактну інформацію всіх різновидів — мобільні, домашні та офісні телефонні номери, адреси електронної пошти, інформацію про дні народження членів родини, хобі, зацікавлення тощо. У професійному ключі ви можете потребувати відстеження дати найму на роботу, дати ревізії, цілей, прагнень та інших потенційно корисних речей для розвитку персоналу та з юридичних питань.

Секція «Контакти» більшості цифрових і паперових засобів організації (разом з календарем) — можливо, найширше використовуваний їхній компонент. В усіх є потреба мати під рукою телефонні номери та адреси електронної пошти. Усе це довідковий матеріал, який не потребує дій, а просто інформація, що може знадобитися в майбутньому. Хоча наш світ дедалі більше «оцифровується», багато людей усе ще мають стосики накопичених візитівок, які тихенько до них пищать: «Ухвали якесь рішення щодо мене! Роби зі мною щось!»

Але щойно ви відфільтруєте активні документи від решти вхідної інформації, для вас не залишиться великих загадок у тому, як організувати контактну інформацію, за винятком логістики для особистих потреб. Знову ж таки, проблема з’являється тоді, коли люди намагаються перетворити свій електронний записник на інструмент для нагадування про те, що треба робити. Це не працює (якщо тільки це не частина добре облаштованої системи керування інформацією про клієнтів, яка охоплює також відомості про споживачів та нагадування про дії, відповідно доручені та зареєстровані). Коли всі дії щодо людей, яких ви знаєте, визначено та відстежено у ваших списках нагадувань, електронний записник більше не відіграє жодної ролі, крім того, що він є складом даних.

Тоді єдиним питанням (чи можливістю) залишається те, скільки інформації і на якому обладнанні вам треба зберігати, щоб вона була за потреби доступною. У цьому плані ніщо не досконале, але мобільні цифрові пристрої, під’єднані до інтернету, випускають дедалі з більшим обсягом пам’яті, водночас із можливістю зв’язку з різними архівами даних. З огляду на це зростатимуть і легкість доступу, і плутанина у варіантах.

Бібліотеки та архіви: персоналізовані рівні. Інформація, яка може бути корисною, живе на багатьох рівнях. Забажай ви копнути доволі глибоко — могли б так чи інакше все з’ясувати. Питання про те, скільки її зберігати, як закривати і в якій формі, змінюватиметься залежно від змінних величин у ваших потребах, особистих рівнів комфортного поводження з даними, а також від технології, яка дає поштовх вашій взаємодії з глобальною інформацією. Це не є першорядною темою, яка стосується вашої індивідуальної організації та продуктивності, якщо всі ваші проекти та дії перебувають у системі регулярного контролю. Тоді довідковий матеріал у всіх його формах стає інформацією, яку треба зафіксувати і зробити доступною відповідно до ваших конкретних нахилів, вимог і можливостей.

Якщо матеріал призначений лише для довідки, єдине питання — чи вартий він часу та місця, витрачених на його зберігання.

Послідовність дій завжди полегшує вирішення справ. Яку інформацію вам потрібно постійно мати з собою? Вона має піти на ваш повсюдно доступний мобільний пристрій чи ноутбук. Що вам знадобиться на нарадах чи виїзних заходах? Це треба покласти до вашого портфеля, наплічника, сумки чи гаманця. Що вам необхідно для роботи в офісі? Це слід внести до вашої персональної картотеки чи в пам’ять вашого комп’ютера, під’єднаного до мережі. А як щодо рідкісних ситуацій, які все-таки виникають на вашій роботі? Матеріали, потрібні в таких випадках, можуть зберігатися в картотеці відділу, в окремому сховищі чи глибоко в цифровій хмарі. Що ви можете знайти у світовій мережі за будь-яких обставин? Із цією інформацією не треба нічого чинити, хіба що вона знадобиться, якщо забракне якісного зв’язку з інтернетом; у цьому випадку варто роздрукувати такі дані, коли ви не в онлайні, і зберігати їх у файлі, який можна взяти з собою.

Як бачите, індивідуальна організація довідкового матеріалу — крок дуже логічний і цілеспрямований. На цій арені розрізнення активних і неактивних довідок — перший ключовий фактор. Другий — визначення потенційної користі від інформації і того, де і як її зберігати. Щойно ви зробили ці кроки, маєте повну свободу керувати й організовувати стільки довідкових матеріалів, скільки забажаєте. Не існує «ідеальної» довідкової системи. Її структура та зміст потребують індивідуального рішення, обґрунтованого співвідношенням цінності, часу й зусиль, які необхідні для їх фіксування та підтримки. Краще, якщо ви почнете з реальної інформації, яку волієте зберегти, оберете відповідне і доступне місце та збудуєте систему від нуля, аніж якщо ви намагатиметесь обрати чи розробити систему в теорії. Ви напевне з плином часу вдосконалите ваші довідкові бібліотеки до рівня більшої, точнішої структури, але найкраще почати її розбудову з поліпшення того, як ви керуєте вашою щоденною реальністю. Можна стерпіти певну невизначеність, поки ви обмірковуєте, як облаштувати все найкращим чином. Головне, щоб ви регулярно оглядали, оцінювали вашу систему та динамічно коригували її за потреби.

Категорія «Колись/можливо»

Другий момент в організації неактивної інформації — як відстежити дані, які ви в майбутньому забажаєте оцінити по-новому. Вони можуть варіювати від особливої одноденної подорожі, яку замислили здійснити, до книг, що бажаєте прочитати, проектів, за які ви плануєте взятися в наступному фінансовому році, навичок і талантів, які волієте розвинути. Для повного втілення цієї моделі вам потрібен такий компонент, як відтермінування, або ж призупинення.

Речі з категорії «Колись/можливо» не є марними сподіваннями. Вони можуть виявитися найцікавішими та найкреативнішими моментами, в яких ви будь-коли