Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

утримувати це все в порядку в наших головах! Я цікавлюся новими способами відстежування корисної інформації для різних справ, але залишаюся впевненим тільки тоді, коли тримаю свій список проектів чітко окресленим і доступним та регулярно проглядаю всі пов’язані частини моєї системи щодо деталей, які стосуються справи.

Небезпека, притаманна цифровому світові, полягає в тому, наскільки широко та легко можуть розповсюджуватися дані в багатьох різних місцях, без координаційних зв’язків.

Паперові картотеки. Є сенс завести окрему папку з файлами для кожного проекту, коли ви зберігаєте паперові матеріали; це низькотехнологічне рішення, але непогане. Простота й легкість у користуванні забезпечують гарну загальнодовідкову картотеку — таку, з якою ви почуваєтеся комфортно, створюючи папку для клаптиків паперу з наради. Інколи легше дістати й оглянути інформацію щодо проекту для планування та спілкування, використовуючи фізичний носій, аніж намагатися скористатися цифровими пристроями тут і зараз. Я часто роздруковую всі потенційно корисні речі, які стосуються проекту, — розрахункові документи, розклади, електронні листи, веб-сторінки і т. д., щоб за потреби мати їх під рукою.

Сторінки у блокноті. Велика перевага паперових відривних блокнотів у тому, що можна присвятити цілий аркуш або кілька з них окремому проекту. Роками я носив блокнот середнього розміру зі списком «Проекти» на початку і розділом «Підтримка проектів» з другого боку, і в мене завжди були чисті аркуші, щоби фіксувати випадкові думки, плани та деталі проектів у моєму списку. Хоча компоненти паперових особистих систем дедалі більше поступаються своїм цифровим конкурентам, блокнот є цінною моделлю, яка підтримує інтегровану багаторівневу платформу для добре орієнтованого обмірковування.

Кожен з методів, описаних вище, може бути ефективним для організації проектних ідей. Головне — постійно шукати дієві кроки, які ховаються у ваших нотатках стосовно проекту, і переглядати ці нотатки так часто, як вважаєте за необхідне, враховуючи природу проекту.

Ви також викиньте чимало з ваших нотаток, щойно вони стануть неактивними, нереальними чи їх треба переформувати, щоб утримувати всю систему від застоювання. Вважаю, що ловити такі ідеї вельми цінно — і не тому, що я використовую кожну ідею (більшість із них — ні!), а тому, що це допомагає процесу їх осмислення. Але я не дозволяю моїм застарілим ідеям залишатися зі мною надто довго і не вдаю, ніби вони корисні, коли вони такими не є.

Організація неактивних даних

Цікаво, що одна з найскладніших проблем системи персонального менеджменту у більшості людей полягає в тому, що вони змішують кілька активних речей з великим обсягом даних і матеріалів, які мають цінність, але не спонукають до дії. Гарні, стійкі системи керування неактивними даними в нашій роботі і житті так само важливі, як і керування нашими діями та проектними нагадуваннями. Коли неактивними пунктами не керують правильно, вони заплутують весь процес.

Неактивні пункти поділяються на три великі категорії: довідкові матеріали, нагадування про речі, які не потребують нагальних дій, але можуть потребувати їх згодом, і те, що взагалі слід викинути (сміття).

Довідкові матеріали

Багато з того, що потрапляє на ваш робочий стіл і у ваше життя загалом, є довідковим матеріалом. Дій щодо нього непотрібно, але ця інформація знадобиться вам з різних причин. Головні ваші рішення стосуватимуться того, скільки, в якій формі і де саме її зберігати, скільки місця на це виділити. Велика її частина буде продиктована особистими чи організаційними потребами, що ґрунтуються на юридичних, логістичних питаннях або особистих уподобаннях. Вам слід приділяти увагу довідковим матеріалам лише коли є потреба якось змінити вашу систему, оскільки маєте забагато чи замало інформації, зважаючи на ваші запити чи вподобання.

Психологічна проблема, яка є у більшості людей з їхньою «всякою всячиною», — в тому, що вони ще не вирішили, що з неї знадобиться, а що — ні. Щойно ви чітко розрізнили перше та друге, те, що залишається як довідкові матеріали, не повинно мати прогалин чи незавершеності — це лише ваша бібліотека. Єдине рішення щодо цього — наскільки велику бібліотеку волієте мати. Коли ви вповні застосували цю методологію керування діями, то можете бути барахольником настільки, наскільки це уможливить ваш простір (фізичний і цифровий). Коли я збільшив обсяг жорсткого диска мого комп’ютера і примножив майже нескінченні резервні ресурси на доданих «вінчестерах» і в хмарному сервісі, я почав зберігати у своїх архівах так багато електронної пошти і цифрових фотографій, як того бажаю. Що більше, то веселіше, оскільки я в цій темі зацікавлений, бо зростання обсягу суто довідкових матеріалів не посилює психологічного навантаження.

Розмаїття довідкових систем

Ваша довідкова система та картотека мають бути просто бібліотекою даних, які легко відновити, — не нагадуваннями про дії, проекти, пріоритети чи перспективи.

Довідковий матеріал нині існує у багатьох формах (теми для обговорення, медійні матеріали) та з численними способами його організації. Тому далі коротко обговоримо деякі з найпоширеніших:

• загальнодовідкова картотека — папери, електронні листи та звичайна цифрова інформація;

• картотека для об’ємних категорій;

• електронні записні книжки;

• бібліотеки та архіви.

Загальнодовідкова картотека. Як я уже наголошував у попередніх розділах, гарна картотечна система вельми важлива для опрацювання та організації ваших матеріалів. Це також дуже потрібна річ у роботі з паперовими матеріалами і тимчасовою цифровою інформацією, якщо з тієї чи іншої причини вони для вас є цінними і слід знайти спосіб зберігання обох типів даних. В ідеалі ви вже налаштували загальнодовідкову картотечну систему, коли опрацьовували вхідні повідомлення. Важливо, щоб вам було зручно зберігати навіть один аркушик паперу, до якого ви можете звернутися пізніше, чи статтю, яку читаєте в онлайні, і ваша загальнодовідкова система має бути неформальною та доступною, щоб можна миттєво записати щось до картотеки прямо там, де ви виконуєте свою роботу, керуєте справами чи їх переглядаєте. Якщо ви ще так не вчинили, зазирніть до розд. 4, щоб отримати корисні поради на цю тему.

Більшість людей потребує від однієї до чотирьох фізичних шухляд для зберігання файлів, багатьох дюжин папок для довідок з електронного листування та інших місць і категорій цифрових складів інформації — від кількох до сотень.[26] Сам по собі інтернет є величезним кабінетом для цифрових картотек, який позбавляє вас потреби створювати власну бібліотеку цифрових довідок і водночас виробляє силу-силенну інформації, яку ви, ймовірно, забажаєте зібрати й організувати в межах вашої системи. Надмір інформації, що постійно зростає, способів її організації й доступу до неї тільки підкреслює потребу відрізняти активні вхідні дані від неактивних, створювати й підтримувати легку