Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

щоб ви могли бачити всі варіанти дій тоді, коли їх треба бачити. Це, звісно, просто здоровий глузд, проте мало кому вдається так організувати свою систему і підтримувати її функціональність на високому рівні.

Коли ви маєте час, слід принаймні глянути на список усіх телефонних дзвінків, зробити один з них, якщо це необхідно, або упевнитися, що з цим можна зачекати і заспокоїтися. Якщо ви плануєте розмову з вашим керівником чи партнером, перегляньте записи щодо теми бесіди, щоб використати час найефективніше. Збираючись забрати речі з хімчистки, перегляньте всі інші пункти категорії «відрядження», щоб ви могли щось зробити мимохідь.

Кілька секунд на день зазвичай достатньо для перегляду, оскільки ви дивитеся на чимало правильних речей у правильний час.

Люди часто питають мене: «Скільки часу ви витрачаєте на перегляд вашої системи?» Моя відповідь проста: «Стільки, скільки знадобиться для відчуття впевненості в тому, що я роблю». Насправді це дві секунди тут, три секунди там... Більшість людей не усвідомлює, що мої списки — у певному сенсі мій офіс. Так само, як у вас на робочому місці могли би бути стикери та лотки з документами, у мене для цього — списки наступних дій і календар. Якщо ви зібрали, опрацювали й організували свої справи, вам знадобиться лише кілька хвилин для щоденного перегляду нагадувань.

Спершу зазирніть до свого календаря...

Мабуть, найчастіше ви переглядатимете ваш щоденний календар і щоденну папку «Фіксовані нагадування», якщо такою користуєтесь, аби осягнути «фронт робіт» й оцінити, що треба виконати. Перш за все необхідно знати час і місце всіх справ і зустрічей. Скажімо, якщо відомо, що у вас наради з восьмої ранку до шостої вечора в режимі нон-стоп, і заледве півгодинна перерва на обід, це допоможе вам ухвалити правильні рішення щодо будь-якої іншої діяльності.

...потім до ваших списків дій

Після того, як ви переглянули всі ваші зобов’язання, прив’язані до конкретного дня та часу, і зробили відповідні розпорядження, найчастіше наступним для перегляду буде список усіх дій, які ви могли би виконати в поточному контексті. Якщо ви в себе в офісі, зазирніть до списку дзвінків, дій за комп’ютером і загалом роботи в офісі. Це не обов’язково означає, що ви щось будете виконувати за цими списками; ви просто оціните їх на тлі вашого загального робочого процесу, щоб упевнитися, що ви найкращим чином обрали те, чим тепер зайнятися. Вам треба бути впевненим, що ви не проґавите чогось важливого.

Підтримання життя і пошуки щастя не є двома окремими питаннями.

— Айн Ренд

Щиро кажучи, якщо ваш календар надійний і ваші списки дій є поточними, вони можуть бути єдиними речами в системі, з якими вам слід звірятися частіше, ніж раз на пару днів. Уже збігло чимало днів, коли не було необхідності заглядати до жодного з моїх списків, бо я зрозумів з поточного вказівника — мого календаря, що нічого іншого не зміг би того дня зробити.

Правильний перегляд у правильному контексті

Вам може знадобитися доступ до кожного з ваших списків у будь-який час. Коли ви і ваша друга половинка вивільняєтеся з-під робочого пресингу наприкінці дня і волієте впевнитися, що ви нічого не забули зі своїх обов’язків стосовно дому, сім’ї та особистого життя, ви захочете зазирнути до списку справ. Або якщо вашому керівникові терміново знадобиться обговорити з вами поточні справи, вам буде вельми корисно мати список проектів і список щоденних справ під рукою. Коли ви раптово отримуєте запрошення на дуже важливий діловий обід із потенційним клієнтом, як швидко ви зможете підготуватися до зустрічі й роздрукувати дані, потрібні для успішних перемовин?

Коригування вашої системи

Справжній секрет забезпечення надійності всієї організаційної системи полягає в регулярному вдосконаленні вашого мислення та вашої системи з віддаленішої перспективи. Однак це неможливо здійснити, якщо ваші списки занадто далекі від реальності. Вам не вдасться ошукати себе самого щодо цього: якщо ваша система застаріла, ваш мозок змушений наново виконувати роботу на нижчому рівні запам’ятовування.

Щоб зробити знання продуктивним, нам треба навчитися бачити і ліс, і дерева в ньому. Ми маємо навчитися об’єднувати.

— Пітер Ф. Доукер

Це, можливо, найскладніше завдання. Щойно ви спробували, як це — мати ясну голову та відчуття контролю над усім, що відбувається, — чи зможете ви чинити те, що треба, для підтримки цього робочого стандарту? Протягом багатьох років, коли я досліджував і втілював цю методологію з тисячами людей, вони довели мені, що чарівним ключиком до сталого розвитку процесу є щотижневий перегляд.

Сила щотижневого перегляду

Якщо ви схожі на мене і на більшість інших людей, незалежно від ваших добрих намірів, світ рухатиметься у швидшому темпі, ніж ви. Здається, багатьом з нас властиве прагнення послідовно навантажувати себе більше, ніж ми здатні подужати. Ми забиваємо весь день зустрічами, після роботи з’являємося на заходах, де генеруємо ідеї та зобов’язання, з якими маємо щось чинити, і вплутуємося в заняття та проекти, покликані розкрутити наш творчий інтелект до космічних висот.

Ви завжди матимете більше можливостей, аніж ваша система щодня зможе їх потягнути.

Цей вихор активності показує, чому настільки цінний щотижневий перегляд. Він додає фіксацію, переоцінку та час на повторне опрацювання, щоб тримати вас у рівновазі. Просто немає жодної можливості здійснювати це необхідне перегрупування, поки ви намагаєтеся впоратися зі щоденною рутиною.

Щотижневий перегляд також загострить вашу інтуїтивну увагу до важливих проектів, коли ви маєте справу з потоком нової вхідної інформації та потенційними відволікаючими факторами впродовж тижня. Вам треба навчитися казати «ні» — швидше і частіше, щоб залишатися на плаву і в комфорті. Виділення окремого часу, протягом якого ви принаймні підніметеся до проектного рівня мислення, значно полегшить вам життя.

Що таке щотижневий перегляд?

Просто кажучи, щотижневий перегляд — це все, що вам треба зробити, щоб знову звільнити свою голову і зорієнтуватися на пару тижнів наперед. Це кроки керування робочим процесом — фіксування, уточнення, організація та перегляд усіх ваших найважливіших зобов’язань, намірів і рішень — аж до моменту, коли ви можете чесно сказати: «Я тепер знаю абсолютно все про те, чого не роблю, але міг би робити, якби так вирішив».

З практичного погляду є вправа з трьох частин, яка може допомогти вам у цьому: ясність, актуальність, креативність. Досягнення ясності допоможе опрацювати всі ваші справи. Поточність забезпечить те, що всі ваші орієнтири і «дорожні карти» будуть переглянуті