Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Головний момент щотижневого перегляду справ. Як я уже зазначав, щотижневий перегляд справ є важливим чинником успіху, адже необхідно тісніше пов’язати ваші масштабні зобов’язання з вашою щоденною діяльністю. І повний список «Проекти» залишається головним секретом такої орієнтації. Щотижневе забезпечення відчуття, що ви щось правильно чините (чи правильно не чините) є вельми цінною практикою. Але список «Проекти» має бути вже створений, принаймні у відносно свіжому вигляді, перш ніж ви зможете думати про справи з цієї точки зору.

Допомога у керуванні стосунками. Незалежно від того, з ким ви спілкуєтеся — з вашими керівником, персоналом, партнером чи родиною, — відчуття контролю та загального уявлення про всі ваші зобов’язання щодо стосунків з ними є надзвичайно важливим. Завжди виникає потреба перерозподіляти ваші ресурси — час, гроші, увагу. І коли інші люди взаємодіють з вами так, що це зменшує ваші ресурси, можливість укладати (і часто переукладати) певні детальні безумовні угоди щодо цього — єдиний спосіб ефективного вивільнення з-під такого тиску. Щойно відповідальні особи, подружжя та штатні працівники мають картинку своїх зобов’язань у житті і на роботі, це запускає надзвичайно важливі та конструктивні діалоги між усіма зацікавленими особами. Але це не відбувається без такого повного списку.

Де шукати приховані проекти

Ось три ділянки, в яких вірогідно ви знайдете «приховані» проекти:

• поточна діяльність;

• довгочасні інтереси та зобов’язання;

• поточні проблеми, теми та можливості.

Поточна діяльність. Часто трапляються проекти, які можна просто «виловити» з календарного опису ваших справ, списків дій і робочого простору.

Які зустрічі є у вашому розкладі — ті, що вже відбулися чи ще відбуватимуться, — від яких ви очікуєте певного результату, знаючи, що одна така зустріч не вичерпає або не вирішить справу? Наприклад, селекторна нарада, на яку вас запрошено, стосується клієнтського запиту щодо нової спеціалізованої програми, яку він чи вона воліє мати. І ось він — проект: «Пошукати придатну спеціалізовану програму для клієнта А». У вас можуть бути вечірні орієнтаційні збори для батьків у школі, де вчиться ваш син, і це нагадає вам, що є питання стосовно розкладу його уроків. Майбутні особисті чи робочі подорожі, конференції у вашому календарі тощо — все має узгоджуватися з проектами, які заслуговують на визнання.

Є також проекти, з великою вірогідністю ще не розпізнані та пов’язані з подальшими діями у ваших списках. Часто люди, з якими ми працюємо, вносять у список «Дзвінки» пункт на зразок «Зателефонувати Маріо щодо благодійних зборів», але ще не визначили «Завершення благодійних зборів» як щось необхідне у списку «Проекти».

І це очевидно, але інколи не здається таким — у вашому портфелі є пропозиції чи контракти, на столі вдома лежать документи для банку, які треба заповнити, а в сумці теліпається поламаний годинник, і все це — артефакти проектів. Ретельно перевіряйте, чи пов’язуєте їх усі з подальшими та кінцевими результатами замість того, щоб вони залишалися занедбаними в робочому процесі.

Довгочасні інтереси та зобов’язання. Є велика вірогідність того, що ви, можливо, поки що не приділяєте пильної уваги деяким вашим зобов’язанням та інтересам з погляду віддалених цілей, концепцій і головних цінностей.

Перегляд відповідальності, в якій ви фахово зацікавлені, тобто завдань, які вам треба виконувати добре на вашій посаді, і сфер вашого життя, котрі слід утримувати в певних стандартах, імовірно, запустить нагадування про справи, що потребують вашої уваги, тому корисно визначити їх як проекти.

Якщо у вас є професійні, корпоративні цілі та стратегічні плани, чи визначили ви всі проекти, які можуть випливати з них, щоб ви могли відповідно їх просувати? Досі я рідко бачив, щоби посадова особа пропонувала та переглядала будь-які довгочасні документи з планування без розуміння того, що є принаймні один проект, який вона має розглянути у зв’язку з цим. Чи привертають вашу увагу і потребують уже певних дій події, які, ймовірно, стануться з вами у сфері вашого особистого життя, — дорослішання дітей чи хвороби батьків, вихід на пенсію, виконання бажань вашої другої половинки, розваги та креатив, які хотілося б спробувати? Такі роздуми часто спонукають принаймні «зазирнути» в проекти, які ви щойно ідентифікували, породжують відчуття перебування на вершині вашого великого світу.

Поточні проблеми, питання та можливості. Ціла велика скарбниця, звідки можна черпати пункти вашого списку, — це широкий простір часто невизначених речей, які можуть збивати ваш приціл, якщо їх не розпізнати і не надати їм вигляду реальних проектів з дієвими кроками. Вони поділяються на три категорії:

• проблеми;

• поліпшення процесу;

• креативні та виробничі можливості.

Коли проблема є проектом? Завжди. Коли ви оцінюєте щось як проблему замість того, щоб просто це прийняти як реалію, ви припускаєте, що для неї існує потенційне рішення. Чи є воно насправді, все ще треба визначити. Але вам щонайменше слід здійснити певне дослідження, щоб це з’ясувати. «Розглянути, як поліпшити стосунки Фредеріка у школі», «вирішити ситуацію з орендодавцем і технічним обслуговуванням будівлі» та «залагодити суперечку про компенсацію з діловим партнером» — це різновиди реальних проектів, які ви, можливо, не бажаєте кваліфікувати як проекти. Коли ви врешті якось їх назвете, внесете до свого списку і визначите для них наступну дію, ви здивуєтеся новому рівню вишуканості у грі на зниження стресу та підвищення вашої продуктивності.

Завжди є також проекти, які залишаються непоміченими у вашому адміністративному та біжучому процесах — і в професійному, і в особистому житті. Що вас не влаштовує у ваших системах, чи просто в тому, як рухаються справи (чи не рухаються)? Чи є щось, що порушує ваші дії з систематизації та відстежування справ, зберігання записів, спілкування, найму? Чи треба щось поліпшити у вашій звітності про особисті чи ділові витрати, щодо стосунків з банками чи у питаннях інвестицій, чи у взаємодії з друзями та родиною? Є також типи проектів, які зазвичай стають проектами потай — складно зафіксувати, коли вони перетинають межу між маленькою неприємністю і великою справою (чи наснагою), яка заслуговує на вирішення.

Нарешті, є такі речі, про які ви кажете собі: «Я волів би вивчити чи спробувати це задля власного розвитку чи творчого самовираження». Чи хотіли б ви опанувати італійську кухню або малювання, пройти онлайн-курс цифрової фотографії чи маркетингу в соцмережах? Цілком можливо, що багато таких чудових «а чом би й ні» проектів потонули б у вашому списку «Колись/можливо». Але коли ви ближче ознайомитеся з ефективністю описаного тут методу, то забажаєте скористатися перевагами методології, щоби майстерніше застосувати