Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

нові цікаві та корисні вміння у вашому житті, визначаючи бажані результати у списку «Проекти».

Один список чи декілька?

Більшість людей визнає, що один список — найкращий спосіб організації, бо він об’єднує все на відміну від окремих списків. Система організації просто забезпечує нагадування про всі ваші відкриті виробничі процеси і варіанти, щоб ваш розум щохвилини міг легше ухвалювати необхідні інтуїтивні, стратегічні рішення.

Щиро кажучи, байдуже, скільки різних списків проектів ви маєте, якщо ви передивляєтеся зміст їх усіх так часто, як це необхідно, здебільшого під час вашого щотижневого перегляду справ.

Деякі поширені способи сортування проектів

Існують певні ситуації, коли є значний сенс (і це зменшує занепокоєння!) сортувати список «Проекти». Давайте подивимося на деякі загальноприйняті варіанти.

Особисте/Професійне. Багато людей почуваються комфортніше, коли їхні списки проектів поділені на особисті та професійні. Якщо ви належите до них, зважте, що ваш список «Особисте» потребуватиме такого ж ретельного перегляду, як і «Професійне», без відкладання до вихідних. Багато дій з особистих проектів необхідно виконати в робочі дні, втім, як і все інше. І часто найбільші навантаження на фахівців лягають унаслідок особистих аспектів їхнього життя, які вони випускають з поля зору.

Делеговані проекти. Якщо ви старший менеджер чи керівник, у вас, імовірно, є кілька проектів, за які відповідаєте безпосередньо, але доручили їх людям, котрі на вас працюють. Хоча можна, звісно, внести ці проекти до переліку «Очікування», але краще створити список «Делеговані проекти», аби ретельніше їх відстежувати. Ваше завдання — просто регулярно переглядати цей список, щоб упевнитися, що все йде як слід.

Специфічні різновиди проектів. У деяких людей у роботі та в житті є кілька різних однотипних проектів, які в певних випадках доцільно згрупувати як розділ у списку «Проекти». Наприклад, фахівець із корпоративного тренінгу чи доповідач з ключових питань має створити окрему категорію «Проекти-презентації» з хронологічним списком усіх подібних майбутніх заходів. Вони підпадуть під назву «проекти», як і решта, тому потребуватимуть перегляду дій, поки не дійдуть завершення; але можна зібрати їх усі в одному списку в тій послідовності, в якій вони з’являються в календарі, окремо від інших проектів.

Правильна кількість складнощів — це все, що створює оптимальну простоту.

Якщо ви торгуєте нерухомістю, надаєте консалтингові послуги або комерційні пропозиції стосовно небагатьох потенційних клієнтів, ви, ймовірно, бажаєте охопити весь ваш «розвиток торговельних зв’язків» одним поглядом. Це може бути окремий список у щоденнику чи цифровому додатку, але для того, щоб він оптимально функціонував, він має бути повним, і кожен пункт треба регулярно переглядати щодо біжучих дій.

Деякі люди воліють сортувати свої проекти відповідно до їх головної сфери — батьки відстежують проекти стосовно дітей, підприємець розподіляє їх згідно з ролями, які він виконує (фінанси, продажі, комерційна діяльність тощо).

Знову ж таки, те, як саме ви групуєте проекти, не настільки важливо, як переконатися в тому, що ваш інвентар повний, відображає біжучі справи і правильно вами оцінений, аби ви про нього не думали. Незалежно від того, як ви організуєте його зараз, ви з великою вірогідністю зміните цю структуру, коли отримаєте більше досвіду з використання своєї системи, і у вас зміняться пріоритети в роботі і в житті.

А як щодо підпроектів?

Деякі з ваших проектів, імовірно, складатимуться з важливих підпроектів, кожен з яких теоретично можна сприймати як цілісний проект. Якщо ви переїздите до нового житла, наприклад, і ремонтуєте там чи змінюєте багато чого, у вас може бути список актуальних пунктів, на зразок «Завершити облаштування внутрішнього подвір’я», «Оновити кухню», «Облаштувати місце для домашнього офісу» і так далі; їх усі можна розглядати як окремі проекти. То як чинити — все охопити однією назвою в списку «Проекти», скажімо, «Завершити ремонт у новому домі», чи вписати кожен з підпроектів як окремий рядок?

Власне, це не має значення, якщо ви переглядаєте всі компоненти проекту так часто, як треба для того, щоб зберігати продуктивність. Краще тоді не залучати додаткові способи чи організаційні формати для сортування матеріалу горизонтально чи вертикально по всіх проектах; вам усе ж доведеться усвідомлювати ціле у придатний для об’єднання спосіб (наприклад, шляхом щотижневого перегляду). Якщо ви оформите один великий проект одним пунктом у списку «Проекти», вам захочеться мати список підпроектів і/або план проекту самого по собі як «матеріал для підтримки проекту», щоби переглядати його, коли ви повертаєтеся до головного пункту. Я б рекомендував це робити тоді, коли великі частини проекту залежать від інших частин, які треба завершити першими. За такого сценарію у вас можуть бути підпроекти без додаткового зазначення наступних дій, бо вони чекають, поки впораєтеся з іншими завданнями. Наприклад, ви не зможете почати виконувати пункт «Оновити кухню», поки не завершите пункт «Перевірити і відремонтувати електричну систему проводів». Або якщо ви можете здійснювати лише один з ваших головних проектів у будинку за один раз, є сенс розташувати їх за пріоритетами. Однак ви змогли б виконувати підпроект «Завершити облаштування внутрішнього подвір’я» незалежно від інших підпроектів. Тоді ви забажали б, щоб наступна дія тривала на будь-якому відрізку цього великого проекту, який ви могли би просувати незалежно від інших.

Ви вирішуєте, як складати списки проектів і підпроектів; лише переконайтесь, що ви знаєте, де знайти всі складові частини, і переглядаєте їх так часто, як потрібно для того, щоб не тримати їх у голові.

Не вельми переймайтеся тим, як найкраще вчинити. Якщо ви не впевнені, я б радив внести великі проекти до списку «Проекти», а їхні частини — до матеріалів для підтримки проектів, за умови, що ви щотижня їх переглядаєте. Часто легше охопити зором більшу частину того, що відбувається у вашому житті, з вищої перспективи, на відстані. Але якщо таке розташування не здається вам оптимальним, спробуйте активні незалежні проекти зафіксувати окремими записами до вашого головного списку.

Не існує ідеальної системи для відстежування всіх ваших проектів і підпроектів в один і той самий спосіб. Вам лише слід знати, що у вас є проекти, і якщо вони складаються з компонентів, то де знайти відповідні нагадування про них.[24]

Матеріали для підтримки проектів

Матеріали для підтримки проектів — це не дії щодо проектів, вони не є проектними нагадуваннями. Це ресурси для підтримки ваших дій і обдумування проектів.

Не послуговуйтеся матеріалами для підтримки проектів як нагадуваннями. Зазвичай люди використовують стоси паперів, товсті папки з файлами та купу електронних листів і цифрових документів як нагадування про те, що (1) у