Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

означає, що ви все вирішили. Це означає, що ви видалили те, що змогли, підшили те, що волієте зберегти, але з чим не працюєте негайно, виконали те, на що достатньо двох хвилин, і перевели до папок із нагадуваннями все, на що очікуєте, і всі ваші електронні повідомлення, які слід опрацювати. Тепер ви можете відкривати папку @ДІЇ і переглядати повідомлення, на які вирішили витратити час. Хіба цей процес не легший, аніж борсатися у численних вікнах, побоюючись пропустити щось, що на вас звалиться?

Застереження від розосередження нагадувань про ваші дії

Існує очевидна небезпека в розміщенні нагадувань про справи, які маєте вирішити, десь у недосяжності для зору. Первинна функція організаційної системи — забезпечувати потрібні нагадування тоді, коли їх треба бачити, щоб ви могли впевнитися у своїх рішеннях щодо того, що чините (і чого не чините). Перш ніж ви залишите офіс на день або перш ніж вирішите присвятити чимало часу справам, заздалегідь не запланованим, ці актуальні електронні листи, які ви ще опрацьовуватимете, слід окремо переглядати, подібно до ваших списків «Дзвінки» чи «За комп’ютером». Власне, папка @ДІЇ є продовженням вашого списку «За комп’ютером» і має опрацьовуватися у такий самий спосіб. Ваш заснований на паперах робочий процес у категорії «Відкладене» потрібно так само визначати як список, якщо паперові матеріали використовуються як єдиний різновид нагадувань.

Дані в паперових документах інколи сприймаються кориснішими, ніж їхні цифрові версії.

Класифікація «підганялок» за папками, списками та/або в системі електронної пошти цілком годиться, поки ви переглядаєте всі категорії, до яких ведуть ваші «підганялки», за потреби — часто. Адже вам не хотілося б, щоб вони ховалися у шпаринах ваших систем без використання для головної мети — нагадування. Цифровий світ може бути в цьому плані небезпечним, бо щойно дані опиняються поза екраном, вони зникають як вагома підказка. Це змусило багатьох людей, які володіють комп’ютерною грамотністю, повернутися до паперового планування, адже його фізичність і візуальність додають значно більше впевненості в тому, що нагадування виконають свою функцію!

Щоби погуляти з друзями або здійснити довгу, приємну мандрівку, ні про що не думаючи, ви маєте знати, де містяться всі ваші актуальні питання, що вони собою являють і чи можна їх відтермінувати. І треба, щоб ви могли це з’ясувати за секунди, а не за дні.

Організація проектних нагадувань

Створення та підтримка єдиного списку всіх ваших проектів (це, повторюю, кожне зобов’язання або бажаний результат, які потребують більше одного кроку для завершення) може бути ґрунтовним досвідом! Їх у вас може виявитися більше, ніж ви гадаєте. Якщо ви ще цього не зробили, раджу спершу скласти список «Проекти» в дуже простому форматі, подібно до того, яким ви послуговувалися для списків і дій; це може бути категорія в цифровому щоденнику, сторінка у відривному паперовому щоденнику чи навіть одна папка з файлами — «Проекти», або з головним списком чи з окремими аркушами для кожного проекту.

Список (списки) проектів

Список «Проекти» не призначений для утримання планів чи деталей ваших проектів, і його не треба облаштовувати за пріоритетністю чи терміновістю — це лише зрозумілий перелік ваших відкритих виробничих циклів. Ви не працюватимете над списком «Проекти» під час поточної роботи; здебільшого ваш календар, списки дій і будь-які неочікувані завдання, що зненацька виникають, формуватимуть ваш тактичний і безпосередній фокус. Пам’ятаймо: ви не можете реалізувати весь проект, а лише виконати дієві кроки, яких він потребує. Однак усвідомлювати обрії, створені вашими проектами, надзвичайно важливо для комфортнішого контролю та більшій зосередженості в тривалій перспективі.

Повний актуальний список «Проекти» — головний технічний засіб для переходу від захисту природи до лісового господарства.

Справжня цінність списку «Проекти» полягає у повному перегляді, який він може забезпечити (принаймні раз на тиждень), додаючи впевненості в тому, що ви правильно визначили дієві кроки для всіх ваших проектів і нічого не вислизнуло в щілини. Швидкий погляд на цей список час від часу посилюватиме ваше підсвідоме відчуття контролю. Ви також будете знати, що маєте доступний для вас (і для інших) інвентар у випадках, коли бажано оцінити завантаженість роботою.

Цінність повного списку «Проекти»

Вельми широке та просте визначення проекту, яке я подав вище (коли для досягнення бажаного результату потрібно більше однієї дії) допомагає побудувати важливу мережу, що охоплює тонкі речі, котрі підштовхують вашу свідомість чи тиснуть на неї. Якщо ви працюєте в галузі, формально зосередженій на проектах (обробна промисловість, програмне забезпечення, консалтинг тощо), вам важко збагнути, що «розглянути можливість купити дітям собаку» і «знайти гарного кравця» — це проекти! Але незалежно від того, називати це проектами чи ні, вони все одно потребують певної уваги для зменшення їхнього тиску на ваш внутрішній простір.

Оформлення переліку всіх цих справ у повному, поточному та зрозумілому для вас вигляді, а також формування звички підтримувати їх у такому стані може стати однією з найцінніших речей для підвищення вашої продуктивності без стресу. Ось кілька мотивацій, щоб чинити саме так:

• це важливо для контролю та зосередженості;

• це полегшує підсвідому напругу;

• це головний момент щотижневого перегляду справ;

• це допомагає керувати стосунками.

Важливо для контролю та зосередженості. Неможливо по-справжньому розслабитись і продуктивно працювати, коли справи, які, на вашу думку, вам треба залагодити, продовжують затягувати ваш мозок, — незалежно від того, дрібні вони чи великі. Коли зовнішній список таких речей неповний і регулярно не переглядається, здається, що справи «Я маю поновити мої водійські права» і «Мені треба написати порядок денний на конференцію наступного року» посідають у вашій голові однаково багато місця.

Зменшення підсвідомої напруги. Менші чи тонші справи, які ми на себе беремо, створюють більші стреси просто тому, що вони не «перед очима». Проекти часто не виникають одразу в гарному, охайному зовнішньому оформленні. Вони починаються з того, що здається простою ситуацією, спілкуванням чи діяльністю, але згодом повільно перетворюються на щось більше, ніж ви очікували. Ви, скажімо, думали, що вже записали вашу донечку до дитячого садочка, але наразі виникла проблема з реєстраційними документами чи зміною в логістиці. Або вважали, що чек, який ви надіслали, повний і точний, проте клієнт не згоден з пунктами, за які ви нарахували йому оплату. Ідентифікація ситуацій такого типу і введення їх до вашої системи з бажаними наслідками для відповідної справи додає багато свіжої енергії з неочікуваними позитивними результатами.

Проекти лише зрідка виникають у гарному, акуратному зовнішньому оформленні. Невеликі справи часто неочікувано