Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

проблем і можливостей, щоб ними перейматися; негатив і пасивний опір мають постійно поступатися місцем зосередженню на бажаних результатах у межах відповідного горизонту.

Бачення без завдання — це мрія; завдання без бачення — це рутина; бачення та завдання — це надія всього світу.

— Напис у церкві у графстві Сассекс. Англія. 1730 Рік

Мікрокосм того, як люди працюють зі своєю вхідною інформацією, електронною поштою та з іншими людьми, відобразиться в макрореальності їхньої культури й організації. Якщо мета не досягається, якщо рішення про те, що чинити, одразу наштовхуються на опір, якщо не всі відкриті виробничі цикли провадяться відповідально, ентропія в групі наростатиме, а також постійно підтримуватиметься стресова ментальність «облоги, вогню та кризи». Якщо ж, навпаки, індивіди застосовують принципи Системи вирішення справ, організація відчує новий стандарт високої продуктивності. Проблеми та конфлікти від цього не зникнуть — вони залишаться з нами, поки ми пробуємо змінити (чи підтримати) будь-що в цьому світі. Однак описані в цій книзі робочі стратегії забезпечать зосередженість і структуру для найбільш продуктивної на них реакції.

Мене часто запитують: «А як може ця методологія поліпшити організацію?» Фактично всі викладені тут принципи стосуються як компаній, так і індивідів. Фіксація того, що привернуло увагу групи, прояснення природних бажаних наслідків і дій, регулярний перегляд стану справ, урахування нових обставин і послідовна переоцінка та перерозподіл ресурсів — найважливіші практики для кожної команди чи компанії. Але організацію не можна навчити читати, так само не можна очікувати «поліпшення організації» від самого по собі застосування Системи вирішення справ. Для того, щоб загалом вижити в економіці інформації, більшість організацій потребують людей, які «вже вміють читати»; організація може влаштовувати навчання та забезпечувати підтримку цього процесу. Потрібні також люди, які опанували мистецтво ефективного вирішення справ, аби працювати на нових рівнях, актуальних у нашому столітті. Коли це вочевидь виявляється в компанії завдяки навчанню та моделюванню згори донизу, результати в контексті її продуктивності можуть бути ґрунтовними.

Розділ 14

СВС (Система вирішення справ) і когнітивістика

Від моменту публікації першої редакції книги «Як упорядкувати справи» важливі дослідження в галузі соціальної та когнітивної психології підтвердили й актуалізували дієвість принципів, покладених в основу методології. Донедавна ці практики могли підтверджуватися тільки експериментально, за окремими спостереженнями. Усі, хто коли-небудь застосовував описані тут методи фіксації, прояснення, організації та обмірковування на масиві наявних робочих інструментів, підтвердили ідентичні результати: більші чіткість, контроль і зосередженість разом з усіма особистими й організаційними перевагами, які випливають із цього досвіду. Якщо ви будь-якою мірою почали застосовувати викладені тут практики, ви, безперечно, помітили певні позитивні зміни у своїй поведінці.

Ретельні дослідження, здійснені експертами в галузі когнітивістики, від особистісних до організаційних аспектів, надають відомості, фундаментально суголосні з цією методологією і з чинниками згаданих вище поліпшень. У певному сенсі це схоже на те, що хтось доводить існування гравітації — після того, як ми всі її відчуваємо і маємо з нею справу від самого початку свідомого життя. Але, з іншого боку, це посилює віру в поради щодо вдосконалення робочого процесу, викладені тут, і в те, чому, на перший погляд, прості процеси та звички, описані в книзі, дають такий виразний результат.

Допоміжні досліди постали в межах кількох структур і категорій. Серед них:

• позитивна психологія;

• розподілена свідомість: цінність зовнішнього розуму;

• полегшення когнітивного навантаження, пов’язаного з незавершеністю;

• теорія потокового стану;

• теорія самолідерства;

• рух до мети;

• позитивний психологічний капітал.

СУС (Система упорядкування справ) і позитивна психологія

У 2000 році Мартін Селігман став президентом Американської психологічної асоціації. Своїм завданням на посаді він визначив переведення професійної уваги від простого опису, вивчення та діагностики негативних аспектів людської природи до акцентування на позитивних аспектах того, що означає бути людиною. Звісно, його місія була просто більш центрованим утіленням ідей Абрагама Маслоу з середини XX століття про самоствердження як найплідніше проблемне поле психології. Але від моменту звернення Селігмана до проблеми дії позитивна психологія розквітла та перетворилася на повноправний компонент галузі.

Дослідження, зумовлене цією зміною кута зору, здійснене і на фундаментальному, і на прикладному рівнях. Воно було корисним для нашого розуміння безлічі психологічних конструктів і використане з метою поліпшення життя багатьох людей. Позитивна психологія — широка наукова дисципліна, але відбір даних для відповідних її аспектів охоплює такі показники, як щастя, психологічне здоров’я, потоковий/оптимальний стан, значення, пристрасть, мета, справжнє лідерство, сильні сторони, цінності, характер і доброчесність. В усьому світі постали та поширюються відповідні професійні програми у вищих навчальних закладах.

Як усе це стосується мистецтва упорядковувати справи? GTD — це більш як спосіб керувати завданнями та проектами. У багатьох аспектах це радше стосується фундаментальних питань значущої роботи, усвідомленого способу життя й психологічного здоров’я, ніж просто пропозицій щодо методів підвищення ефективності чи продуктивності на чиюсь користь. Наголос на мисленні та вимоги до нього спрямовані на результат, враховуючи завдання, з якими маємо справу, а також на функціональний спосіб фіксації, прояснення, організації й оцінки результатів, щоб ми могли думати чіткіше, охоплює основні практики, які справді поліпшують якість нашого життя.

На підставі всього сказаного (і пережитого, якщо це ваш випадок!) дуже цікаво перевірити деякі з різних теорій і досліджень, зосереджених на конкретніших аспектах взаємодії нашої душі, добробуту і вчинків, бо вони тісно співвідносяться з принципами та практиками GTD.

Розподілена свідомість: цінність зовнішнього розуму

Розум продукує ідеї, а не зберігає їх.

У 2008 році у фаховому журналі вийшла захоплива стаття — «Мистецтво упорядкування справ: наука на службі продуктивності без стресу», написана двома бельгійськими дослідниками, які проаналізували мою методологію з погляду доказових даних і перевірених теорій когнітивістики.[42] Їхня блискуча, детальна оцінка та висновки значно масштабніші, ніж я можу тут судити (статтю варто перечитувати багато разів), але підкреслю глибину основної висловленої в ній тези: наш розум створений для того, щоб мати ідеї, ґрунтовані на виявленні системи, а не для того, щоб забагато пам’ятати!

Людський мозок чудово розпізнає численні об’єкти, але геть нездатний до згадування. Ви можете сьогодні глянути на календар і за кілька секунд мати зрозумілу картинку дня, разом зі змістом і контекстами. Але вам важко було б згадати зміст наступних чотирнадцяти днів вашого календаря просто з пам’яті.

Чудову демонстрацію нових відкриттів у когнітивістиці, які стосуються нашої обмеженої здатності керувати й підтримувати усвідомлення актуальних даних в інформаційну епоху, а