Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Це не нудно. Це одне з найкращих моїх занять.

Багаторівневе керування результатом

Завдання полягає в тому, щоби пов’язати ідеалістичну увагу високого рівня зі світською життєвою діяльністю. Зрештою вони потребують подібного стилю мислення.

Я працюю в цілеспрямованому бізнесі. Як консультант, коуч і фахівець з освіти ставлю прості питання, які часто витягають дуже творчі й розумні відповіді з інших людей (і навіть з мене!), що, своєю чергою, створює додаткову вартість у ситуації та роботі. Люди не стають розумнішими після цих коуч-сесій, аніж вони були перед тим, — вони лише спрямовують і використовують свій розум продуктивніше.

Ідеаліст вважає, що короткий проміжок часу не береться до уваги. Цинік вважає, що тривалий проміжок часу нічого не означає. Реаліст вважає, що зроблене чи не зроблене за короткий проміжок часу визначає тривалий проміжок часу.

— Сідні Джастін Гарріс

Унікальність практичної мети нашої системи — у сполученні ефективності й доцільності, які ці методи можуть принести у кожен рівень вашої реальності. Існує багато джерел наснаги для стилю мислення на високому рівні — «мета, цінності, бачення» і значно більше повсякденних інструментів для утримання дрібніших деталей на зразок телефонних номерів, домовлених зустрічей і списків покупок у бакалійній крамниці. Втім, світ радше прохолодно ставиться до практик, які стосуються однаковою мірою обох рівнів і об’єднують їх.

«Що це для мене означає?», «Що я хочу дізнатися про це?», «Яким має бути наступний крок, щоб це сталося?» Це головні питання, на які ми маємо відповісти у певний момент. Продуктивне мислення й інструменти для його підтримки слугуватимуть вам у такі способи, які ви не можете навіть собі уявити.

Сила природного планування

Цінність природного проектного планування в тому, що воно забезпечує цілісний, гнучкий, врівноважений спосіб продумувати будь-яку ситуацію. Базовий п’ятиетапний процес фіксації, прояснення, організації, обдумування й опрацювання є послідовним шляхом досягнення стабільності у всьому спектрі вашого життя, водночас природне планування надає можливість м’якого зосередженого контролю на конкретніших ділянках.

Цілком здоровим і зрілим є сумнів у меті всього, чим ви можете займатися. Надзвичайною рисою, вартою підтримки, є комфорт від створення картин успіху до того, як починаєш усвідомлювати методи його досягнення. Бажання мати ідеї, гарні чи погані, і виражати й фіксувати їх, не виносячи судження, дуже важливо для повнокровного творчого інтелекту. Відточування численних ідей і типів інформації до компонентів, послідовностей і пріоритетів, спрямованих на конкретний результат, є необхідним елементом розумової дисципліни. А ухвалення рішень і виконання реальних наступних дій — фактично пересування чогось у фізичному світі — це сутність продуктивності.

Я поважаю людину, яка точно знає, чого бажає. Велика частина всього зла у світі випливає з того, що люди не досить добре усвідомлюють свої цілі. Вони спромоглися спорудити вежу і не доклали більше зусиль на фундамент, щоби збудувати халупу.

— Йоганн Вольфґанґ фон Ґете

Вміння об’єднати всі ці інгредієнти з правильним розрахунком часу та противаг — можливо, головна ознака компетенції у цьому новому тисячолітті. Але вона ще не стала нормою професійної та особистої поведінки, до цього ще далеко. Застосування цієї усвідомленості до всіх аспектів нашого життя залишається нелегким завданням. Модель природного планування є органічною, однак у багатьох випадках не працює автоматично.

Однак внесення в роботу лише частини цієї моделі дає величезну вигоду. Зворотний зв’язок, який я багато років отримував із цією моделлю, підтверджує, що навіть найменший приріст у використанні природного планування значно поліпшує просування справ. Це чудово — бачити, як робота в режимі мозкового штурму над майже кожним аспектом життя стає стандартом для такої великої кількості людей. Це насолода — чути від керівників, які використали запропоновану модель як спосіб конструювання важливих зустрічей і дискусій та отримали велику користь від цього. Все це лише підтверджує, що природний спосіб роботи нашого розуму — те, на чому треба зосереджуватися, щоби впливати на події у фізичному світі.

Названа модель є лише основним принципом визначення результатів і дій для всього, що ми вважаємо нашою роботою. Коли ці два ключових моменти уваги стають нормою нашого щоденного життя, вихідна лінія продуктивності переходить на інший рівень. На додаток мозковий штурм — найкреативніший спосіб вираження та фіксації ідей, перспектив і деталей проектів — довершує елегантний набір звичок, які допомагають залишатися спокійним і вирішувати справи.

Перехід до позитивної організаційної культури

Щоби підвищити стандарти продуктивності групи, не потрібні великі зміни. Я постійно отримую зворотний зв’язок, який підтверджує, що після навіть фрагментарного використання описаного принципу кількома ключовими працівниками справи одразу виконуються швидше та легше.

Конструктивна оцінка діяльності, розподіл переваг, комунікація, настанови та процедури в контексті цілей і бажаних наслідків стають дедалі важливішими для всіх організацій, про які я знаю. Виклики для наших компаній множаться, враховуючи тиск сучасної глобалізації, змагальності, розвитку технологій, мінливих ринків, непередбачуваних коливань економіки і дедалі вищих стандартів кількості й якості виробництва, отож мислення в стилі «результат/дія», ймовірно, є необхідною звичкою у XXI столітті.

«Яких подій ви очікуєте на цій зустрічі?», «Яка мета цього бланка?», «Які здібності повинен мати ідеальний претендент на цю роботу?», «Чого ми прагнемо досягти за допомогою цієї програми?» Цих та інших простих питань усе ще вельми бракує у багатьох організаціях. На великих нарадах звучить маса гарних слів, але тільки якщо навчитися запитувати «Чому ми це робимо?», «Як це має виглядати, коли справу буде успішно вирішено?» і відповідати на такі запитання на щоденному робочому рівні — це дасть глибокі результати.

Найчастіше питання продуктивності, висловлені на найвищому рівні в компаніях, з якими ми працюємо, зосереджені навколо електронної пошти й нарад — їх занадто багато і забагато часу витрачається на роботу зі, здавалося б, зовсім не стратегічними справами в їхніх межах. Ці засоби комунікації можуть легко перетворитися на непродуктивний вихор, який висмоктує енергію. Безладні наради призводять до зайвої електронної пошти, яка породжує потребу у з’ясувальних нарадах, вони продукують більше пошти, і так далі. І електронна пошта, і наради є важливими для організаційного життя, але вони дуже часто стають необхідним злом, здебільшого через брак чіткості в цілях і очікуваних результатах.

Розподіл повноважень природно виникає для індивідів, коли вони переходять від нарікань і жертовної риторики до результатів і дій, визначених для виконання. Коли це стає стандартом у групі, то помітно поліпшує як атмосферу в колективі, так і продуктивність його працівників. Існує достатньо інших