Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Існують аспекти GTD, пов’язані з кожним із трьох типів самолідерства. Один із найочевидніших — концепція самонатяків. Добре сконструйована система впорядкування справ забезпечує фізичний артефакт, який підштовхує до наступної дії. Методологія впорядкування справ також охоплює компоненти стратегій природної винагороди. Є відчуття задоволення від визначення невеликих, але нудних завдань, і їх розв’язання — це те, що можна виконати, маючи досконале очищення оперативної пам’яті й дещицю вільного часу. Нарешті, ключовий елемент GTD — це психічний компонент обмірковування вашої роботи не просто як серії великих проектів, а безпосередньо як конкретних наступних дій. Цей перехід від програшно-пригніченого ставлення до стану мотивованості, який дає можливість рухатись уперед у межах таких завдань, є гарним прикладом переформатування думок на позитивний лад.

Використання стратегій самолідерства поліпшило відчуття самоефективності, а вона є одним із найповніше досліджених конструктів, коли йдеться про психологію організацій. Ця стратегія пов’язана з задоволенням від роботи, з оволодінням працівниками та підприємцями ефективними організаційними навичками.

Шлях досягнення мети починається з намірів

Мета (бажані результати) є засадничою частиною життя, і система впорядкування справ може сприяти як реалізації особистих, так і професійних цілей. Петер Ґольвіцер і Габріель Еттінґен головний масив своїх досліджень присвятили досягненню мети, зокрема «намірам щодо її втілення»[52]. Якщо коротко: вони доводять, що найкращий спосіб досягти мети (чи виконання дій у напрямку до неї) — це створити у своїй свідомості причинно-наслідковий зв’язок стосовно реалізації певних дій на шляху до мети. Коли ви заздалегідь будуєте плани (маєте наміри втілити мету) і вирішуєте, які дії виконаєте в цьому контексті, відповідна поведінка запускається майже автоматично замість того, щоб на неї витрачати обмежений резерв сили волі. Інакше кажучи: якщо ви повірите, що те, що ви більш-менш автоматично виконаєте, дасть необхідний поштовх і суть, щоб наблизити вас до мети, ви матимете цю суть, коли буде потрібно. Цього не досягти, постійно хвилюючись чи думаючи про те, що треба чинити і коли.

Система GTD і наміри щодо втілення мети є пусковим механізмом чи нагадуванням для виконання дії, спрямованої до мети. Наприклад, такий намір щодо втілення: «Коли я буду в офісі і матиму більше години вільного часу і вдосталь сил, то загляну до свого списку завдань й оберу щось складне і важливе, щоб попрацювати над ним». Або: «У неділю по обіді зроблю щотижневий перегляд справ». Або ж: «Коли відчую, що забігався і розгубився, почищу власну оперативну пам’ять». Кількість таких можливих намірів щодо втілення насправді безмежна.

Позитивний психологічний капітал

Психологічний капітал — відносно нова структура, в межах якої психологи, які вивчають організації, оцінюють загальний ресурсний стан працівників і їхній результат. Він складається з чотирьох аспектів: самоефективність, оптимізм, надія і гнучкість.

• Самоефективність — це впевненість у тому, що людина матиме успіх і зможе докласти зусилля, необхідні для реалізації складних цілей.

• Оптимізм — позитивні висновки про досягнення успіху тепер і в майбутньому.

• Надія означає наполегливе прагнення до мети і, за необхідності, обрання інших шляхів до неї.

• Гнучкість — повернення до початкового — чи навіть кращого — стану буття після виникнення несприятливих обставин чи складних проблем.

Кожна з цих змінних величин може певною мірою зумовити різні наслідки. Наприклад, чийсь ступінь оптимізму може статистично співвідноситися з конкретними результатами вчинків. Але коли ці чотири компоненти враховуються сукупно в тому, що психологи називають психологічним капіталом, можна передбачити значно більше, ніж просто суму результатів його компонентів. Протягом порівняно короткої історії свого існування психологічний капітал асоціювався з багатьма позитивними індивідуальними та організаційними результатами — такими, як виконання завдань[53] і психологічне благополуччя[54].

Психологічний капітал — це радше опис стану, ніж особливість сама по собі; це щось, що може змінювати або бути змінене, що можна розвивати чи руйнувати майже щохвилини, як настрій. У загальноприйнятій термінології це могло б відображати різницю між успішним чи важким днем, коли ви почуваєтеся на вершині своєї справи чи притлумленим її вагою. Гарна новина в тому, що такі стани піддатливі: за допомогою певних речей їх можна змінювати і поліпшувати, без необхідності змінювати внутрішні аспекти своєї особистості.

Система GTD стосується безпосередньо всіх чотирьох складових багатого психологічного капіталу та його очікуваних результатів. Надаючи людям можливість створювати й підтримувати повну картину їхніх зобов’язань перед собою та іншими з метою ухвалення правильних рішень щодо того, що чинити (чи не чинити) в кожен конкретний момент, вона автоматично конструює відчуття впевненості й контролю (самоефективність). Проста ідентифікація всіх відкритих виробничих циклів і пересування їх із пам’яті до зовнішньої свідомості разом із систематичним визначенням конкретних і посильних наступних дій — бездоганна вправа для самоконтролю та цілеспрямованості. Людина, яка використовує систему GTD, точно знає, що треба зробити і яку саме дію вона може виконати для досягнення результату, враховуючи обмеження в часі, силах та обставинах.

Засвоєння GTD налаштовує людей на більший оптимізм, бо дає їм можливість накреслити зв’язки між успішним завершенням проектів і їхніми зусиллями, спрямованими на досягнення мети. Індивіди визначають значущі проекти, озвучують наступні кроки, потрібні для їх завершення, і в уяві простежують весь процес. Із кожною «перемогою» з’являється більша спроможність укладати позитивні зобов’язання.

На додаток: зосередження від початку на ухваленні рішень у GTD — виконання «роботи щодо визначення роботи» — можна трактувати як вправу в обох аспектах надії (окреслення мети і шляхів до них). Індивіди формулюють мету («Який вигляд матиме „завершена“ справа?») і визначають завдання, потрібні для її досягнення («Якою буде наступна дія?») у процесі ухвалення рішень від самого початку.

Поки що не існує емпіричних даних про те, що люди, які використовують GTD, успішніші у відновленні після провалу (гнучкість), але вони оцінені мною з безлічі історій про найкращих і найяскравіших людей планети. Маючи справу з серйозними сімейними випробуваннями чи бурхливими змінами в роботі і кар’єрі, ці люди надали багаті докази свого незмінного здорового глузду, стабільності й продуктивності, використовуючи практики GTD. Ця методологія дає людям відчуття спокою та контролю над важкою ситуацією, що уможливлює мобілізацію їхніх розумових здібностей для відповіді на виклики та переналаштування за потреби численних векторів у реальному часі. У моменти стресу чи інших несприятливих обставин люди, які можуть думати чіткіше й опрацьовувати результати ефективніше, з більшою вірогідністю відновляться після стресу в кращій формі, ніж ті, хто не практикує запропоновану методику.

Модель психологічного капіталу забезпечує схему, в межах якої з’ясовується, чому