Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

«Отже, якою буде наступна дія у цій справі?» наприкінці кожного пункту дискусії на вашій наступній службовій нараді або під час найближчої родинної розмови за обіднім столом.

Продуктивність

Організації природно стають продуктивнішими, коли від початку моделюють і засвоюють ухвалення рішення про наступну дію. З огляду на згадані вище причини визначення місцеперебування ресурсів, потрібних для того, щоби щось відбулося, одразу після з’ясування очікуваного результату дасть більший ефект, причому швидше і з меншими зусиллями.

Програма дій містить ризики і витрати, але вони значно менші, ніж тривалі ризики й витрати від комфортної бездіяльності.

— Джон Ф. Кеннеді

Мистецтво прориватися крізь бар’єри ускладненого творчого мислення, яке може загальмувати діяльність, — крізь це заплутане мереживо думок, — є видатним умінням. Уже десятиліттями «продуктивність» рекламують як те, що можна підвищити в організаціях. Усе те, що допомагає максимізувати випуск продукції, дає такий результат. Але навіть в інформатизованому світі всі комп’ютери та розвиток систем телекомунікації, всі семінари з лідерства на планеті не зроблять погоди в цьому плані, якщо люди — учасники процесу — не підвищать рівень своєї відповідності робочим вимогам. І це потребує обмірковування всього, що з’являється у вашому світі, перед тим, як це доведеться зробити.[40]

Продуктивність зросте лише тоді, коли люди підвищать рівень своєї відповідності робочим вимогам. У роботі з інформацією це означає з’ясування дій від початку замість того, щоб робити це наприкінці.

Розподіл повноважень

Імовірно, найбільша перевага засвоєння підходу «наступної дії» у тому, що він різко посилює вашу спроможність впливати на події, водночас підвищує самооцінку та підтримує конструктивні плани на майбутнє.

Почніть з виконання необхідного, згодом — можливого, і ось раптом ви здійснюєте неможливе.

— Святий Франциск Ассізький

Люди постійно щось роблять, але зазвичай лише коли їм доводиться, за вимогою від себе або від інших. У них немає відчуття перемоги, або свого контролю над подіями, або співпраці між ними та їхнім світом. Люди прагнуть цих відчуттів.

Щоденна поведінка, яка визначає невиконані речі та дії, потрібні для їх виконання, має змінитися. Вирішення справ з вашої згоди, до того, як вас змусять зовнішній тиск і внутрішній стрес, створює надійний фундамент для впевненості в собі, яка пошириться на всі аспекти вашого життя. Ви — капітан свого корабля; що ефективніше ви дієте в цій ролі, то краще йтимуть ваші справи.

Сформульоване перед собою питання «Якою буде наступна дія?» руйнує віктимне мислення. Воно передбачає можливість змін і впевненість у тому, що ви можете щось зробити, щоб вони сталися. У поведінці це є прийнятим твердженням. І такі різновиди прийнятих тверджень часто працюють у розбудові позитивної самооцінки краще, ніж тисячоразове повторення фрази «я сильна, ефективна людина, я чиню так, щоб усе бажане відбувалося в моєму житті!»

Чи часто у вашій організації хтось скаржиться? Наступного разу, коли хтось почне ремствувати, спробуйте спитати: «То якою буде наступна дія?» Люди зазвичай нарікають тільки на те, що, на їхню думку, могло би бути кращим, аніж є насправді. Питання про наступну дію прискорює робочий процес. Якщо щось можна змінити, є певна дія, яка його змінить. Якщо зміни неможливі, то цю річ треба вважати частиною ландшафту і вписати до стратегії і тактики. Скарги — це знак того, що хтось не хоче ризикувати, працюючи над ситуацією, яку можна змінити, або не хоче враховувати в своїх планах обставину, яку змінити неможливо. Це тимчасова й оманлива форма самоствердження.

Люди завжди звинувачують обставини за те, чим вони є. Я не вірю в обставини. Успішні люди в цьому світі — це ті, котрі шукають бажані обставини, і якщо не знаходять, то створюють їх.

— Джордж Бернард Шоу

Хоч я і мої колеги рідко афішуємо свою роботу в цьому напрямку, я бачу людей, які справді щодня стають сильнішими, коли ми тренуємо їх у застосуванні методу наступної дії. Їхні очі випромінюють світло, у їхній ході — більше легкості, а в думках і поведінці з’являються іскорки. Ми всі від початку сильні, але ухваленняя рішень та ефективне керування фізичними діями, потрібними для вирішення справ, розвиває цю силу в такий спосіб, який виявляє найкращі грані нашої природи.

Коли ви починаєте впливати на ситуацію, ви вірите, що можете на неї вплинути. І саме це на неї впливає.

Розділ 13

Сила зосередження на результаті

Сила спрямування наших процесів мислення й уяви на створення змін вивчена та розрекламована у тисячах контекстів — від колись популярних книг про «позитивне мислення» до свіжих відкриттів у новітній нейропсихології.

Моя власна цікавість до цього полягає у застосуванні принципу в умовах практичної реальності: чи допомагає це вирішити справи? І якщо так, то як найкраще використати це для керування роботою і нашим життям? Чи справді ми можемо задіяти цю інформацію в такі способи, щоб виконати бажане з найменшими зусиллями? Відповідь: однозначно так.

Зосередження та прискорена процедура

Роками я бачу, як застосування методу, поданого в цій книзі, дає фундаментальні результати людям у їхньому щоденному світі. Коли ви починаєте використовувати його систематично, як основний спосіб реакції на всі ситуації — від опрацювання електронних листів до купівлі будинку чи компанії, організації зустрічей чи розмов з вашими дітьми — персональна продуктивність може зрости до небес.

Багато професіоналів, з якими я працював, після застосування цього методу відзначають піднесення у житті, вони перейшли на нову роботу, змінили кар’єру та стиль життя. Ці процеси справді працюють на арені простих речей, з якими ми щодня маємо справу, — з сутністю нашої роботи. Коли ви демонструєте собі й іншим зростання здатності вирішувати справи «на передовій», ви, можливо, не залишитеся надовго на одній ділянці «передової». Звісно, люди, залучені до втілення системи упорядкування справ, зазвичай уже перебувають на шляху саморозвитку і не припускають, що вони займатимуться тими самими справами за рік. Але їм дуже подобається, що цей метод приводить їх на відповідне місце швидше та легше. Цікаво зазначити, що люди, які найменше потребують навчання цієї методології, зазвичай є тими, котрі залучають її найшвидше і найбільше. Це було для мене загадкою, поки я не зрозумів, що один із найважливіших результатів її застосування — це зняття відставання (як у випадку із «силою гальмування»). Хто в цьому найбільше зацікавлений? Ті, хто найбільше вкладається в просування вперед — швидке та легке.