Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

відкриєте, як відкрив я, спосіб їх позбутися. І якщо ви мали певні позитивні відчуття від збирання матеріалу, ви, власне, започаткували процес усунення негативу самостійно.

Джерело негативних відчуттів

Звідки напливає відчуття «не так уже й добре»? Від надміру роботи? Ні, роботи завжди вельми багато. Тож якби ви почувалися некомфортно тому, що накопичилося справ більше і з ними не можна впоратися, ви б ніколи не позбулися цього відчуття. Надмір роботи не є джерелом негативного відчуття, воно має інші витоки.

Що ви відчули, коли хтось розірвав угоду з вами або сказав, що зустрінеться з вами у четвер о четвертій по обіді і не прийшов, і навіть не зателефонував? Гадаю, ви були у відчаї. Ціна, яку люди сплачують, коли хтось не дотримує угоди, — руйнування довіри до стосунків, автоматичний негативний наслідок.

Відчуття тривоги та провини не від надміру роботи; це автоматичний результат недотримання угоди з самим собою.

Але ж чим є всі справи у вашому масиві вхідної інформації? Угодами, які ви уклали з собою чи принаймні неявно прийняли, — речі, про які ви сказали собі, що їх треба колись зробити. Ваші негативні відчуття є просто результатом недотримання цих угод, це симптом підірваної довіри до самого себе. Якщо ви наказуєте собі накреслити стратегічний план і не виконуєте цього, вам кепсько. Скажіть собі, що треба організуватися, і якщо не вдасться — ласкаво просимо до країни вини й відчаю. Вирішіть проводити більше часу зі своїми дітьми, відтак цього не дотримуйтесь — і готово: тривога та пригніченість.

Як запобігти недотриманню угод із самим собою?

Якщо негативні відчуття випливають із недотриманих угод, у вас є три варіанти виходу з ситуації та усунення негативних наслідків:

• Не укладайте угоду

• Виконайте угоду

• Перегляньте угоду Усе перераховане може допомогти позбутися неприємних відчуттів.

Не укладайте угоду

Можливо, було б дуже приємно взяти пачку ваших старих матеріалів, вирішити, що ви й не збиралися нічого з цим чинити, і просто порвати їх, пустити на чернетки чи вкинути до кошика зі сміттям. Один зі способів дати собі раду із незавершеністю у вашому світі — це просто сказати ні!

Ви значно полегшили б своє життя, якби знизили стандарти. Якби ви так не турбувалися про те, щоб справи були на певному рівні — про те, які ви батьки, про систему навчання у школі, про моральний стан вашого колективу, про код комп’ютерної програми, — у вас було б менше справ, які треба завершити, або тих, яким слід приділити увагу[38].

Я не впевнений, що ви знизите свої стандарти. Але щойно ви справді усвідомите наслідки цього, ви, можливо, почнете укладати менше угод. Я вчинив саме так. Я укладав багато угод, лише для того, щоб отримати визнання від людей. Коли зрозумів ціну, яку платив наприкінці за недотримання цих угод, то почав значно свідоміше ставитися до тих із них, які укладав. Один керівник страхової компанії, з яким я працював, так описав головну користь для себе від застосування цієї системи: «Раніше я просто всім сказав би: „Звісно, я це зроблю“, бо я не знав, скільки мені насправді доведеться виконувати. Тепер, коли мій перелік справ зрозумілий і повний, я з міркувань чесності часом кажу: „Ні, я цього зробити не можу, вибачайте“. Цікаво, що  замість того щоб засмучуватися через мою відмову, всі вражені моєю дисципліною!»

Якщо ви здійснюєте регулярний перегляд цілей і повний перелік вашої роботи, то значно легше чесно казати «ні».

Ще один клієнт, підприємець і господар приватного тренінгового бізнесу, нещодавно сказав мені, що перегляд його роботи ліквідував величезну кількість хвилювань і стресу в його житті. Звичка класти все, що заслуговує на увагу, до кошика «Вхідне» змушувала його знову переглядати те, з чим він бодай щось волів чинити. Якщо він не мав бажання кинути нотатку до цього кошика, він просто її позбувався!

Я вважаю це ставлення вельми зрілим. Одна з найкращих рис цього методу полягає в тому, що коли ви справді берете на себе відповідальність фіксувати і відстежувати те, що привертає увагу, ви двічі подумаєте, перш ніж укладати внутрішні зобов’язання, які ви насправді не повинні чи не хочете виконувати. Під час моєї десятилітньої праці з людьми над тим, щоб зробити їхній список «Проекти» зрозумілим й актуальним, кожен вирішував, що котрась зі справ, яку він вважав істотною для виконання, того не вартувала. Коли ви не усвідомлюєте всього, що вам треба виконати, —це як мати кредитну картку і не знати баланс чи ліміт на ній; значно легше легковажити щодо своїх зобов’язань.

Виконайте угоду

Звісно, ще один спосіб позбутися негативних відчуттів щодо ваших справ — це просто завершити їх. Люди, власне, і люблять виконані завдання, оскільки тоді мають відчуття, що щось завершили. Якщо ви почали виловлювати двохвилинні дії, коли вони спливають на поверхню вашого життя, я певен: ви можете підтвердити психологічний виграш від цього. Більшість людей, з якими я працюю, почуваються фантастично після якихось двох годин опрацювання купи їхніх справ — просто від того, наскільки багато вони встигають, застосовуючи правило двох хвилин.

Від напруги роботи — до спокою зробленого.

— Джулія Луїза Вудраф

Один з ваших найкращих вікендів ви можете присвятити завершенню багатьох невеликих справ і завдань, які назбиралися навколо вашого дому і в приватному житті. Завжди, коли ви фіксуєте всі відкриті виробничі цикли — маленькі та великі — і бачите їх у списку, хтось із вас відчує натхнення (чи креативну огиду, чи неочікуваний переляк) і бажання завершити їх, а отже, вилучити з того списку.

Мабуть, усі ми прагнемо перемогти. Чудово почувати задоволення від того, що даєш собі завдання, з якими можеш легко впоратися. Чи виконували ви колись те, чого від початку не було у списку і що ви туди дописали, а згодом викреслили? Тоді ви знаєте, про що я кажу.

Однак тут постає ще одне питання. Як ви почувалися б, якби ваш список і купа справ були цілковито — й успішно — завершені? Ви, мабуть, підстрибували б до стелі, сповнені творчої енергії. Звісно, за три дні потому (якщо не за три хвилини!) у вас був би — здогадайтеся? — ще один список, імовірно, навіть довший, з більшою кількістю складних справ! Вам було б так добре тому, що ви завершили всі свої справи, що ви б, мабуть, узялися за виконання масштабніших і