Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

тримати їх перед очима, поки ви працюєте над темою. Дошку добре було б прикріпити на стіні в офісі і в конференц-залах, і якомога більшу. Деякі компанії розробили дошки на всю стіну, на яких можна писати багато разів і які сприяють принагідній візуальній комунікації. Якщо у вас є діти, раджу прилаштувати дошку в їхній кімнаті (як було б здорово, коли б у дитячому віці я мав стільки стимулів до народження ідей!). Майте під рукою багато свіжих маркерів, бо ніщо не пригнічує креативне мислення так, як спрацьоване та непридатне письмове знаряддя.

Як дізнаюся, що я думаю, поки не почую, що я кажу?

— Е. М. Фостер

Якщо двоє чи більше людей зібралися для зустрічі, хтось має щось десь писати, щоб інші могли бачити. Навіть якщо ви за кілька хвилин витираєте написане, сам факт записування сприяє процесу конструктивного мислення як ніщо інше. (Я виявив, що надзвичайно корисно малювати діаграми довільної форми та нотатки на скатертинах, настільних килимках і навіть на серветках у ресторанах, якщо немає під рукою свого блокнота.)

Мислення за допомогою цифрових пристроїв

Часто люблю думати за допомогою мого ноутбука (і зрідка — планшета), використовуючи текстові процесори, програми для асоціативних карт, схем, презентацій чи програми для таблиць. Я багато чого можу зробити з цією інформацією згодом, коли її обмірковуватиму, і чудово, якщо вона вже є у певній цифровій формі для пізнішого редагування, вирізання та вмонтування в різні інші цифрові додатки. Я виявив, що таке мислення стартує автоматично, щойно я почав працювати і переді мною — готовий до роботи екран. Це ще одна мотивація забезпечити достатній рівень ваших навичок друку, щоб залучати комп’ютер до праці легко, якщо не заввиграшки.

Я з’ясував: більші дошки сприяють більш творчим зв’язкам і розширенню горизонту мислення — більші та додаткові екрани для комп’ютера стимулюють аналогічно. Світ стрімко стає цифровим і мобільним, і ефективність колись невеликих приладів зростає. Однак припускаю, що цінність смартфонів полягає радше у генеруванні креативного мислення, ніж у втіленні результатів такого мислення.[36] Для останнього мені треба більше простору.

Структури для підтримки

На додаток до гарних знарядь постійно під рукою слід мати доступні формати, в яких проективне мислення можна зафіксовувати. Як зручна ручка та блокнот перед вами сприяють мозковому штурму, так гарні знаряддя та просторі місця для організації проектних деталей допомагають рівномірнішому плануванню, необхідному для багатьох проектів.

Створюйте за потреби папки з файлами або відривні записники

Добре влаштована картотечна загальнодовідкова система, доступна та легка в користуванні, важлива не тільки в керуванні робочим процесом, а й високофункціональна для проектного планування. Часто проект вимальовується, коли його запускають відповідні дані, нотатки та супутні матеріали, і тому варто створювати папку для кожної теми, щойно у вас з’явиться те, що можна туди покласти. Якщо ваша картотечна система надто формальна (або її не існує), ви можете втратити багато можливостей започаткувати проект вчасно. Наприклад, якщо ви повернулися з початкової зустрічі з нотатками за темою, яка щойно з’явилася на обрії, створіть файл й одразу збережіть їх там (звісно, після того, як виконали відповідні дії).

Якщо у вас немає гарної системи зберігання невдалих ідей, можливо, у вас її так само немає і для хороших.

Працюючи як коуч із клієнтами, я часто переконувався, що проста дія зі створення файла, в якому ми можемо зібрати випадкові записи та потенційно корисні матеріали, значно підвищує наше відчуття контролю. Це спосіб у фізичному, візуальному та психологічному сенсах «тримати штурвал у своїх руках».

Якщо вам подобається працювати з відривним блокнотом чи щоденником, добре мати запас чистого паперу для записів або паперу в клітинку, який знадобиться, щоб відвести сторінку на нову тему чи проект. Деякі проекти згодом можуть заслуговувати на окрему таблицю чи навіть на цілий блокнот, але вони не починаються подібним чином. Більшість ваших проектів потребуватимуть однієї-двох сторінок для запису кількох ідей, які вам слід відстежити.

Папір проти цифрового формату

Людям, які дедалі активніше переходять на цифровий формат записів, важко одразу повністю усунути папір. Теоретично це не мало би бути проблемою, особливо за наявності цифрових програм для оформлення записів, сканування та розпізнавання літер. Однак на практиці папір для більшості є цінним предметом. Рукописні матеріали залишаються актуальними з багатьох причин, не остання з яких — універсальність знарядь письма й асортимент доступних графічних репрезентацій інформації. Ми по-різному думаємо, коли висловлюємося за допомогою різного обладнання, і чимало людей вважає, що письмо та малювання від руки розгортає багатшу палітру ідей.

До того ж паперові матеріали дають нам змогу отримувати нагадування про інформацію, стосунки та перспективи швидше, ніж ми одержуємо це за один раз з екрана комп’ютера. Я знаю багатьох людей, які воліють користуватися цифровим форматом, але повернулися до паперових щоденників і блокнотів, бо так їм легше узгодити своє мислення та нагадування. Я сам часто роздруковую документи, які стосуються особи, проекту чи теми, тримаю їх у фізичній папці з файлами, використовуючи на зустрічі або у своїх працях та дослідженнях. Багато з цих паперів згодом буде утилізовано, а поновлена інформація повернеться до свого цифрового дому, але фізичні матеріали протягом певного часу виконують функцію, недоступну поки що комп’ютеру самому по собі.

Цифрові технології, безперечно, розвиватимуться, і це відчутно вплине на процеси мислення, планування й ухвалення рішень, які низькотехнологічні матеріали та засоби не можуть підтримувати. Але поки ручки, блокноти, папір-самоклейка, фізичні папки та роздруковані документи неможливо замінити чимось ліпшим, їм треба виділяти роль у вашій скоординованій системі персонального менеджменту.[37]

Допоміжні комп’ютерні програми

Я поки що не знайшов жодного ідеального засобу для керування проектами. Розмаїття програм, які претендують на обслуговування цієї функції, зазвичай є або занадто потужними, або надто примітивними для того, чим більшість із нас має керувати. І я ще не бачив жодної пари проектів, які потребували б однакової міри деталізації та структури, щоб узяти їх під контроль. Тому складно створити хоча б одну програму, що замінила би більшість існуючих. Чимало людей зазвичай вишукують частини та розділи програм, більш неформальні та зручні для проектів.

При цьому є багато надзвичайно корисних різновидів цифрових приладів. Більшість фахівців знайомі з текстовими процесорами, електронними таблицями та програмами презентацій, кожна з яких може бути найкращим способом структурування проектних планів чи їхніх частин, особливо якщо стадії формування мети, бачення та мозкового штурму вже пройдено.

Два різновиди програмного