Девід Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

вам лише знадобиться більше інформації. Ця додаткова інформація може надійти із зовнішніх джерел («Зателефонувати Сьюзен, щоб вона розповіла про нову пропозицію») або з ваших думок («Накреслити ідеї щодо нової реорганізації»). У будь-якому разі для того, щоби проект просувався далі, потрібно визначити певну наступну дію.

Визначте для себе, який фізичний учинок може підштовхнути вас до ухвалення рішення.

Коли ви вирішуєте, яким має бути ваш наступний крок

У вас є три варіанти для визначення, якою буде насправді ваша наступна дія:

• Виконайте (якщо дія потребуватиме менше двох хвилин).

• Делегуйте (якщо ви не найкраще можете виконати певну дію).

• Відкладіть у своїй організаційній системі як завдання, яке слід виконати пізніше.

«Виконайте»

Якщо наступна дія потребує двох хвилин чи навіть менше, зробіть це одразу після того, як ви взялися за даний пункт. Якщо електронного листа можна прочитати за тридцять секунд і швидко відповісти відправникові в стилі «так/ні/інші варіанти відповіді», зробіть це зараз. Якщо ви можете проглянути каталог за хвилину-дві, щоб дізнатися, чи є там щось для вас цікаве, — прогляньте, відтак викиньте, надішліть комусь чи зробіть посилання на нього за визначеним порядком. Якщо наступною дією щодо певного пункту має бути коротке повідомлення на чиюсь голосову пошту — зателефонуйте одразу.

Навіть коли цей пункт не є першочерговим, зробіть це зараз, якщо ви взагалі збираєтеся це зробити. Розумним поясненням «правила двох хвилин» є те, що це так чи інакше момент, після якого витрачається більше часу на збереження й опрацювання пункту, ніж коли ви реагуєте відразу, щойно справа потрапляє до рук, отож це найкоротший шлях до ефективності. Якщо справа не надто важлива для вас, викиньте її. Якщо ж вона актуальна і ви плануєте працювати над нею протягом певного часу, чинник ефективності неодмінно проявиться.

Чимало людей переконуються, що звичка дотримувати «правила двох хвилин» сприяє стрімкому підвищенню їхньої продуктивності. Віце-президент однієї великої компанії, яка продукує програмне забезпечення, розповів мені, що це дало йому додаткову годину якісного часу на день, яку він міг використовувати на власний розсуд! Він був одним продуктивним керівником, який отримував триста електронних повідомлень на день і протягом основного робочого часу зосереджувався на трьох ключових справах. Багато з цих електронних листів надходили від людей, які щось йому доповідали, — вони потребували, щоб він приділив увагу чомусь, прокоментував чи сказав «добре», аби вони просувались у роботі далі. Але оскільки ці люди не були в нього постійно на прицілі, він залишав їхні листи в категорії «Вхідне», відтак вони переходили до категорії «Пізніше». Коли їх накопичилося кілька тисяч, він уже працював і на вихідних, намагаючись наздогнати справи. Було б добре, якби він мав двадцять шість років і адреналін замість крові, але йому повернуло за тридцять, і в нього були малі діти. Робота по вихідних виявилася неприйнятною поведінкою. Коли я з ним працював, він проаналізував усі вісімсот з гаком електронних повідомлень, які на той момент зберігалися у папці вхідних документів. З’ясувалося, що багато з них можна викинути, лише декілька могли знадобитися як довідковий матеріал, і чимало інших потребували «двохвилинних» відповідей, з якими він цілком упорався. Я перевірив результати за рік, і він усе ще працював саме так! Тепер він ніколи не дозволяє, щоб ці електронні листи множилися і затуляли небокрай. Він сказав, що це змінило природу його розподілу часу, оскільки різко зросла швидкість реакції. Його працівники почали думати, що він зроблений з тефлону!

Правило двох хвилин — це магія.

Цей приклад показує, наскільки важливими можуть бути деякі з цих простих способів опрацювання, особливо коли у вас зростають обсяг і швидкість надходження завдань.

Ви здивуєтесь, як багато двохвилинних дій можете виконати навіть у межах ваших найважливіших проектів.

Насправді дві хвилини — це лише принцип. Якщо у вас є більший період вільного часу, впродовж якого ви можете опрацьовувати ваш список справ, ви збільшите часовий інтервал для кожної з них до п’яти-десяти хвилин. Якщо ж вам необхідно вичерпати перелік поточних справ швидко, тоді можна скоротити час до однієї хвилини чи навіть до тридцяти секунд, щоби упорати справу хуткіше.

Гарною ідеєю є також обмежити себе таким часом для кількох невеликих справ, поки ви знайомитеся з усім процесом. Для більшості людей, з якими я працюю, буває важко оцінити, скільки це, власне, — дві хвилини, і водночас вони недооцінюють час, потрібний на виконання певних дій. Наприклад, якщо вам необхідно надіслати комусь повідомлення і ви розмовляєте з реальною людиною замість того, щоб залишити текст на її голосовій пошті, дзвінок зазвичай буде значно довшим за дві хвилини.

Насправді з приводу ваших двохвилинних дій нічого не треба відстежувати — ви їх просто виконуєте. Однак якщо ви реалізуєте дію і не завершуєте проект однією нею, вам слід з’ясувати, який наступний крок і здійснити його відповідно до тих самих критеріїв. Наприклад, якщо ви намагаєтеся замінити картридж у вашому принтері і з’ясовуєте, що у вас не залишилося запасних картриджів, наступною вашою дією буде «Замовити онлайн перезаправку картриджів» і тоді відповідно виконаєте, делегуєте або відкладете це.

Світ можна збагнути тільки за допомогою дії, а не роздумів. Команда важливіша, ніж здається на перший погляд... Команда — це передній край розуму.

— Дж. Броновскі

Дотримуйтеся правила двох хвилин — і побачите, скільки всього ви встигнете зробити у процесі очищення вашого списку справ. Багато людей були під враженням від того, як багато двохвилинних справ можливо виконати, часто навіть в межах найважливіших проектів. Правило можна застосовувати і до дрібних незавершених завдань, які лежать довкола вас і гризуть ваше сумління.

Правило двох хвилин стало порятунком для багатьох, хто намагався взяти під контроль величезні об’єми вхідної пошти. В наші часи активного використання електронки цілком ймовірно, що 30 % листів потребуватимуть менше двох хвилин на написання і відправку відповіді (за умови, що ви досить швидко набираєте текст). У випадку з електронною поштою ця порада здатна відчутно підвищити продуктивність вашої екосистеми і відсоток листів, які ви не залишили без відповіді. Коли ми з клієнтом займалися його поштою, він незмінно встигав провести десятки швидких дій, які означали просування на багатьох фронтах роботи.

Потрібно зазначити, що не варто ставати рабом цього правила, проводячи день у двохвилинних діях. Даною порадою найліпше скористатися, переважно коли ви опрацьовуєте нову вхідну інформацію; приміром, розбираєте лоток зі вхідною документацією, спілкуєтеся з ким-небудь удома чи в