Джейсон Фрайд - Rework

Низький моральний дух. Коли через недосипання ваш мозок працює в обмеженому режимі, він полюбляє перемикатися на другорядні завдання. Приміром, на читання ще однієї статті про щось неважливе. Перевтома позбавляє вас мотивації вирішувати важливі проблеми.

Дратівливість. Недосипання суттєво зменшує вашу здатність залишатися терплячим і терпимим. Якщо ви зіткнулися з людиною, яка поводиться як останній бовдур, то з високою ймовірністю можна припустити, що ця особа потерпає від недосипання. Ми перелічили лише деякі з негативних поведінкових змін, що відбуваються з людиною, яка недостатньо спить. Попри це, є люди, котрі сприймають свою відмову від нормального сну з мазохістським почуттям гордості. Вони навіть хваляться тим, наскільки втомилися. Проте хвалитися тут нічим. Їхній стиль роботи неодмінно вийде їм боком.

Ваші розрахунки помилкові

Усі ми хибимо в розрахунках. Ми думаємо, що можемо вгадати, скільки часу потребуватиме та чи інша справа, але насправді не маємо про це анінайменшої гадки. Ми передбачаємо, що все відбуватиметься відповідно до найбільш сприятливого сценарію, без жодних затримок, але вони неминуче стаються. Бо реальність ніколи не слідує найбільш сприятливому сценарію.

Саме тому розрахунки, складені на тижні, місяці й роки наперед, є не більш ніж фантазіями. Правда ж полягає в тому, що ви попросту не знаєте, що відбудеться через такий тривалий час.

Як часто ви вирушали до продуктової крамниці з думкою, що ця справа відбере у вас кілька хвилин, а в результаті вона відбирала цілу годину? А пригадуєте, ви узялися прибирати на горищі й на це заняття згаяли цілий день замість кількох годин, як планували? Або буває й навпаки: ви виділили чотири години на розчищення граблями подвір’я, а насправді впоралися за півгодини. Треба визнати, що ми, люди, просто не наділені здатністю правильно розраховувати.

Навіть у таких простих побутових справах наші розрахунки часто руйнуються під впливом одного чи кількох чинників. Якщо ми не можемо правильно розрахувати час у межах кількох годин, то чи можна сподіватися на правильність розрахунків щодо виконання піврічного проекту?

До того ж ми не просто трохи помиляємося, коли прикидаємо, скільки часу забере те чи се, – ми помиляємося дуже сильно. Це означає, що, коли ви припускаєте, що проект вдасться реалізувати за шість місяців, ви можете жорстоко помилятися. І йдеться не про сім місяців замість півроку, а швидше про рік замість півроку.

Саме тому бостонський проект швидкісної автотраси Big Dig був закінчений на п’ять років пізніше і перевищив початковий бюджет на декілька мільярдів доларів. Із цієї самої причини відкриття міжнародного аеропорту Денвера затрималося на півтора року, а кошторис проекту в процесі будівництва зріс на два мільярди доларів.

Правильний підхід – розбивати велику справу на дрібніші завдання. Чим дрібніше завдання, тим легше розраховувати його виконання. Дуже ймовірно, що ви й тут помилитеся, але в цьому випадку це буде помилка значно дрібнішого масштабу, ніж при плануванні великого проекту. Якщо робота забирає вдвічі більше часу, ніж ви очікували, то краще, коли йтиметься про кілька додаткових тижнів у малому проекті, ніж про місяці у великому.

Намагайтеся розкласти ваші терміни виконання на дрібніші часові відтинки. Замість одного проекту, розрахованого на дванадцять тижнів, зробіть дванадцять однотижневих проектів. Замість фантазійних розрахунків щодо завдань, які вимагають щонайменше понад тридцять годин, розбийте роботу на більш реалістичні шести-десятигодинні відтинки. І так рухайтеся вперед крок за кроком.

Плани з багатьох пунктів не виконуються

Також почніть складати короткі списки справ замість довгих. Бо довгим спискам властиво вкриватися пилом. Коли ви востаннє повністю виконували довгий список справ? Імовірно, ви закреслили кілька перших пунктів, а потім зрештою просто ігнорували цей план (або бездумно поставили галочки коло справ, що насправді не були виконані як слід).

Довгі плани викликають почуття провини. Чим довший перелік невиконаних справ, тим більше ви засмучуєтеся. І настає мить, коли ви просто припиняєте заглядати до цього плану, бо він є джерелом вашого дискомфорту. Потім ви починаєте нервувати, і всі справи перетворюються на одну велику прикрість.

Та є кращий шлях. Розбийте свій довгий план на декілька менших. Наприклад, план зі ста пунктів розділіть на десять списків по десять пунктів. Це означає, що коли ви завершуєте справу з маленького списку, ви виконуєте 10 % від запланованого, а не 1 %. Так, кількість невиконаних справ залишається такою самою. Але ви можете дивитися на частину картини і знаходити в ній задоволення, мотивацію, бачити прогрес. Це краще, ніж відчувати зневіру та розпуку, споглядаючи загальну картину.

Де тільки можна, розділяйте завдання на дедалі дрібніші частини доти, доки не будете здатні швидко й остаточно дати раду кожній з них. Просте перегрупування завдань у такий спосіб може справити дивовижний вплив на ваші продуктивність і мотивацію. Ще одна маленька порада стосується визначення пріоритетів. Не нумеруйте справ і не позначайте жодними ярликами. Ніколи не кажіть: «Це завдання – наш найвищий пріоритет, а це – найнижчий пріоритет». Також не кажіть: «Це пріоритет номер один, це – номер два, а це – номер три». Якщо ви так казатимете, то невдовзі опинитеся просто заваленими безліччю високопріоритетних справ. Натомість визначайте пріоритети візуально. Нагору поставте найважливішу справу. Коли ви її виконаєте, то на її місце підніметься наступна справа з вашого списку. Та у кожен момент у вас буде тільки одна найбільш важлива справа. І цього досить.

Ухвалюйте дрібні рішення

Великі рішення важко приймати й не менш важко змінювати. Одного разу прийнявши велике рішення, ви будете схильні твердо вірити в його правильність, навіть якщо це не так. Ви втратите об’єктивність. Оскільки тут будуть задіяні ваші еґо і гординя, ви не зможете змінити свою думку – кому ж приємно визнавати свої помилки? Крім того, спрацьовує інерція: чим більше енергії ви вклали в рух в одному напрямі, тим важче вам змінити курс.

Аби уникнути такої ситуації, шукайте дрібні рішення, які будуть ефективними на сьогодні. Ухвалюючи крихітні рішення, ви уникаєте шансу зробити великі помилки. Ці рішення дають вам змогу вносити зміни. Не буде великої шкоди, якщо ви десь схибили. Ви легко все виправите.

Ухвалення дрібних рішень не означає, що ви не можете будувати великих планів або виношувати видатних ідей. Це означає лиш одне: ви вважаєте, що найкращий шлях досягти великих цілей – приймати одне крихітне рішення за одним, рухаючись уперед маленькими кроками. Полярний дослідник Бен Сондерс розповідав, що під час його експедиції до Північного полюса (тридцять одна марафонська дистанція,